Responsable des agents d’accueil du festival (h/f)

Mission

Sous l’autorité de la Directrice adjointe et de l’Administratrice, le/la Responsable des agents d’accueil a pour mission d’encadrer et animer l’équipe d’accueil et de surveillance pour les lieux d’expositions et d’accueil du public du festival.

Il/elle travaille en collaboration étroite avec la Cheffe comptable et la Responsable billetteries et boutiques.

Sa mission s’inscrit dans une démarche d’acteur social que l’association défend depuis de nombreuses années grâce à un dispositif d’insertion exemplaire avec l’embauche en contrats aidés de personnes éloignées de l’emploi.

Les missions :

Recrutement de l’ensemble des agents d’accueil et de sécurité du festival (110 personnes environ en CDD de droit commun ou en contrat unique d’insertion) :

• Collaboration étroite avec les services de Pôle Emploi pour l’identification des candidats
• Traitement des candidatures reçues en direct
• Organisation et conduite des entretiens d’embauche
• Choix du personnel et réponse aux candidatures

Formation du personnel :

• Coordination des besoins de formation par type de poste et définition du plan de formation
• Mise en œuvre de la formation : suivi de la relation avec l’organisme de formation et/ou coordination du volet de formation réalisé en interne
• Dépôt des dossiers de demande de prise en charge auprès de l’OPCO et suivi du traitement des dossiers

Encadrement des équipes :

• Supervision d’une équipe d’encadrement opérationnel pour la phase d’exploitation (4 personnes)
• Établissement des plannings de formation et de travail et suivi précis pour assurer une continuité de service
• Répartition des agents sur les lieux du festival
• Veille à la bonne entente du personnel et à la rotation des équipes
• Gestion des retards, des absences et des conflits éventuels, alerte de la direction si besoin
• Supervision des équipes d’entretien pendant la période d’exploitation du festival.

Gestion administrative et RH:

• Établissement des conventions en lien avec les partenaires extérieurs dans le cadre des contrats aidés
• Établissement des contrats de travail accompagnés des annexes et suivi de tout le processus d’embauche
• Tenue rigoureuse des états de présence pour la préparation mensuelle des paies avec la Cheffe comptable
• Suivi des cas spécifiques (notamment : démissions, arrêt maladie, rupture anticipée de contrat, départ pour formation, procédure d’inaptitude)
• Lien avec la médecine du travail pour les visites médicales d’embauche.

Gestion opérationnelle des matériels et équipements liés à l’activité:

• Fourniture et distribution des vêtements spécifique pour les agents de sécurité
• Fourniture, distribution et suivi des trousses de secours et autres petits matériels mis à la disposition des agents
• Supervision de l’installation des équipements pour la connexion WiFi sur les sites
• Gestion, préparation et suivi du matériel de contrôle (programmation, QR code agents, préparation, distribution et récupération).

Bilan :

• Réalisation d’une séquence de bilan opérationnel avec l’ensemble de l’équipe d’accueil et de sécurité
• Réalisation d’un bilan des actions en lien avec les partenaires du dispositif (Pôle Emploi, DDEETS 13, OPCO)
• Présentation et communication du dispositif auprès des interlocuteurs extérieurs.

Profil souhaité

• Bac + 3 minimum
• Expérience indispensable en encadrement d’équipe et/ou ressources humaines
• Capacités d’organisation, d’anticipation et de gestion
• Aptitude à travailler en équipe
• Goût pour le travail de terrain
• Rigueur et calme
• Maîtrise de l’outil informatique
• Disponibilité (planning spécifique pendant le festival, avec notamment présence les week-ends)