Responsable de l’administration et du développement économique

Mission

​Sous l’autorité de la Directrice et du bureau de l’association, coordonner la gestion administrative et financière de la structure dans Le respect du cadre légal et en application du projet associatif. Proposer des scénarios sur le modèle économique de la structure notamment sur la base des équilibres entre la subvention, la diversification des financement (APP, AMI, Fonds européens, fondations et mécénat), et les fonds propres.

Activité A - Activité administrative et financière – 40 %  

• Construire le budget prévisionnel de la structure en lien étroit avec la direction et le CA.
• Contrôler le budget général et les budgets des projets en lien avec la direction avec la direction
• Mettre en place les outils et le suivi de la trésorerie de l’association (plan de trésorerie, encaissements, décaissements, échéances etc…)
• Construire des outils de suivi administratifs lisibles et transférables (pour l’externe et l’interne)
• Rédaction et suivi des dossiers de subventions des différents financeurs
• Rédiger les aspects financiers des rapports intermédiaires et finaux pour les financeurs de l’association
• Coordonner la rédaction des rapports qualitatifs des actions financées (compte-rendus, impacts, publics etc…) pour les différents bailleurs
• Organiser & contribuer aux comités de pilotage de l’association
  
   

Activité B - Développement économique et recherche de financement - 25% 

• Mener une veille et construire une stratégie de recherches de financement
• Contribuer à la stratégie de développement de l’association et construire des scénarios sur le modèle économique de la structure
• Coordonner et suivre la contractualisation avec les fournisseurs, prestataires et partenaires
• Assurer en lien étroit avec la directrice, le lien avec les financeurs de l’association (présence aux RDV financeurs notamment)
  
   

Activité C - Gérer le volet administratif des ressources humaines permanentes et occasionnelles 15%

• Assurer la gestion des ressources humaines pour ce qui concerne la partie
• administrative/réglementaire, en association avec la directrice. 
• Superviser les contrats de travail, paye, déclarations sociales
• Préparation, participation et rédaction des compte rendus pour les entretiens individuels des salariés
• Veiller au respect des obligations légales de l’employeur en matière de temps de travail, de congés et de récupérations
• Construire et suivre le plan de développement des compétences des salariés de l’association
   

 
Activité D - Participer à la programmation générale des activités en orientant la direction sur les possibilités et contraintes administratives et réglementaires - 1

• Mener une veille réglementaire et administrative
• Mener une veille sur les appels à projets et les opportunités de financement pour les projets de l’association
• Participer au management de la production
  
   

Activité E - Assurer les obligations réglementaires et légales de l'association - 5 % 

• Piloter la veille générale sur les obligations légales de l'association
• Organiser en étroite collaboration avec la Directrice, les assemblées générales et des CA
• Rédiger ou superviser la rédaction des comptes rendus des AG et des CA en étroite collaboration avec la Directrice et le bureau.

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Profil souhaité

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Compétences

Compétences techniques

• Maîtrise approfondie de l'outil informatique pour construire des outils de gestion adaptés au budget de l’association et à ses activités (excel en particulier + expérience sur le logiciel de comptabilité)
• Connaissances et expérience approfondies des modèles de gestion applicables aux activités de l'association et capacité à en appréhender les évolutions
• Construire des budgets prévisionnels intégrant les informations de la direction, du CA, et du contexte institutionnel
• Connaissance des dispositifs européens de financement
• Connaissance des enjeux liés à l’intermittence du spectacle
• Gérer des budgets européens de coopération et assurer le suivi avec les partenaires du projet et le bailleur
• Mettre en œuvre une comptabilité analytique cohérente avec l'objet, la solidité financière et juridique de l'association
• Garantir la conformité de l'ensemble des pièces administratives et comptables avec la réglementation comptable, fiscale et sociale en vigueur.
• Tenir à la disposition de la direction et des salariés les informations relatives aux droits et obligations liés à leurs contrats
• Identifier les sources de financements potentielles pour l’association
  
   

Compétences d’organisation

• Respect rigoureux des échéances sociales et fiscales
• Communiquer de manière lisible et de façon anticipée les informations nécessaires aux autres salariés
• Capacité à prioriser les projets et les activités
• Autonomie et capacité à chercher l’information par soi-même
  
   

Compétences relationnelles

• Maîtriser les expressions orales et écrites, en français et en anglais
• Écouter, convaincre, négocier avec différents types d'interlocuteurs
• Travailler en équipe et en autonomie
• Négocier les échéances et les lignes de trésorerie avec les partenaires financiers
  
   

Compétences d’adaptation

• Pouvoir remettre en cause et enrichir sa pratique professionnelle
• Être force de proposition
• Gérer le stress lié aux échéances
  
   

Compétences managériales

• Conduire une réunion d’équipe et une réunion de partenaires en français et anglais.
• Répartir le travail administratif entre collaborateurs
• Évaluer le travail des collaborateurs
• Prévenir et gérer les conflits
• Appliquer et faire respecter le règlement intérieur
• Capacité de prise de recul
• Capacité d’écoute et de dialogue
  
   

Compétences transversales

• Connaître et savoir présenter l’association (projet passé, en cours et à venir)
• Comprendre les évolutions générales du secteur, en termes de perspectives artistiques, culturelles, professionnelles
• Respecter et défendre le projet général de l'association, pouvoir en communiquer les grandes lignes à l'extérieur
• Faire preuve de solidarité et contribuer à une ambiance conviviale dans le travail
• Intérêt pour les enjeux de création, production, diffusion musicale et du développement local.
• Respecter des hiérarchies
• Compréhension et respect des enjeux de confidentialité à l’intérieur et à l’extérieur de l’association

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