Responsable billetterie (h/f)

Mission

Le/la Responsable billetterie gère la billetterie en ligne et hors ligne de Manifesta 13 Marseille et le personnel de billetterie. Il / elle assure le bon fonctionnement des systèmes de billetterie, la vente des produits dérivés, le système de contrôle d'accès, l'administration, et fournit un service d'information et de visite de qualité. Il / elle surveille la prestation des services de la billetterie, ainsi que les zones d'accès aux lieux d'exposition, maintient l'administration de la billetterie et s'assure que tous les membres de l'équipe de billetterie sont correctement formés à toutes les procédures. Il met en place et maintient un système d'information efficace avec le personnel pour fournir un service de qualité aux visiteurs. Il / elle tient à jour les horaires, les inventaires et les calendriers du personnel et fournit des comptes rendus réguliers.

Manifesta 13 travaille avec la plateforme de billetterie en ligne Digitick et le service de billetterie du Musée de Marseille fourni par Safran Solution. Manifesta 13 Marseille disposera également d'une billetterie au rez-de-chaussée de l'Espace Manifesta 13, 7 jours sur 7 à partir de début juin jusqu'au 1er novembre 2020.

Le/la Responsable billetterie travaille en étroite collaboration avec le Directeur du département Business, l’Office Manager et les autres membres de l’équipe Manifesta des départements de communication et marketing, éducation et production. Il maintient une communication externe efficace avec le personnel de billetterie et d'accès du Musée de Marseille, Digitick et Safran.

Sous la responsabilité du Directeur du département Business, il/elle sera en charge des missions suivantes :

Gestion et suivi du logiciel de billetterie de la biennale (DIGITICK) :

· Suivi et configuration des sessions, tarifs et pass pour l'édition 2020 de Manifesta 13 Marseille, en collaboration avec la société fournissant le logiciel ;

· Vérification du matériel, résolution de tout incident technique et informatique en relation avec le fournisseur IT ;

· Suivi des quotas des places mises en vente auprès des autres guichets, notamment des visites guidées ;

· Mise à jour des chiffres de fréquentation et des statistiques ;

· Rédaction des rapports de vente réguliers dans tous les domaines de vente.

Gestion des ventes à travers les Musées de Marseille :

· Suivi des ventes avec l'équipe des Musées de Marseille ;

· Suivi des informations sur Manifesta 13 Marseille à partager avec les équipes des musées.

Gestion des ventes au public :

· Accueil du public et information sur la programmation et les actions de Manifesta par téléphone, courrier, e-mail et en personne ;

· Maintien d’un inventaire des marchandises et du matériel de communication dans tous les lieux de Manifesta 13 Marseille ;

· Ventes dans des points de vente externes tels que la FNAC ;

· Gestion des quotas avec les services de billetterie des lieux partenaires ;

· Gestion des procédures de plaintes.

Supervision du contrôle d'accès billet :

· Préparation de l'équipement et des horaires pour les lieux concernés ;

· Formation et suivi du contrôle d'accès billet ;

· Résolution des problèmes de billetterie et de contrôle d'accès dans les lieux de Manifesta concernés, y compris avec les musées de Marseille.

En relation avec la comptabilité :

· Rapports réguliers sur les ventes des billets dans toutes les billetteries ;

· Participation à la production d’évaluations sur l’audience et la billetterie.

Billetterie (réception, vente)

· Développement, mise en œuvre et maintien d’un système d’information cohérent (en collaboration avec le département communication) ;

· Partage d’informations précises et en temps opportun au personnel de billetterie et de la réception ;

· Promotion sur place active du programme événementiel de Manifesta 13 Marseille et des activités éducatives (visites guidées, ateliers, événements spéciaux), des publications et des outils numériques en collaboration avec le département Communication ;

· Gestion des remarques, conflits et plaintes des visiteurs ;

· Développement et partage d’informations sur l’accessibilité et les transports entres les différents lieux de Manifesta 13 Marseille ;

· Coordination de l’accueil des groupes spéciaux en partenariat avec le département de développement.

Infrastructure des lieux :

· Planification et coordination de l’accessibilité aux lieux et des aménagements intérieurs tels les toilettes, cafés, casiers etc. (en collaboration avec le département production) ;

· Elaboration d’un stratégie lobby, incluant la gestion des flux des visiteurs, des files d’attente et des groups ;

· Participation à la formation des personnels des lieux ;

· Supervision, en collaboration avec le département production, de la mise en place de la signalétique et du système de cheminement intérieur développé par le département communication, et de sa fonctionnalité pendant la biennale.

Gestion des files d’attente :

· Formation et supervision de jusqu’à 4 assistants de billetterie.

Profil souhaité

Compétences et expérience requises :

· Maîtrise de la billetterie DIGITICK ou d'un logiciel équivalent indispensable

· Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)

· Le candidat possède au moins trois ans d'expérience professionnelle dans une position similaire

· Le candidat a un diplôme d'enseignement supérieur au minimum

· Maîtrise du français et de l'anglais écrits et parlés

· Expérience en budgétisation et administration financière

· Excellentes compétences informatiques

· Le candidat doit être axé sur les résultats et capable de travailler selon des délais stricts et des objectifs de reporting

· Bonne gestion du temps et compétences organisationnelles, avec la capacité de coordonner et de suivre les besoins et les échéances qui se chevauchent

· Capacité à travailler dans un environnement dynamique et en évolution rapide

· Souci du détail dans les processus administratifs

· Flexibilité et capacité à collaborer avec les membres de tous les départements

· Discrétion avec des informations confidentielles