Responsable accueil, billetterie et coordination des évènements

Mission

Au sein du Pôle Publics & territoires, sous la responsabilité de la Secrétaire générale, directrice du Pôle, la.le responsable de l’accueil, billetterie et coordination des événements encadre la billetterie et l’accueil des publics et usagers du Théâtre Joliette (spectateurs, usagers de la bibliothèque, partenaires et artistes à qui des espaces sont mis à disposition) et organise les évènements publics (logistique).

Il-Elle encadre également deux personnes permanentes (temps partiel) à la billetterie, les agents d’accueil vacataires (7 ou 8 personnes en CDII) et gère le budget de son secteur en lien avec la secrétaire générale.

Il-Elle prend en charge les principales missions suivantes :

LA RESPONSABILITE DE LA BILLETTERIE ET DU FICHIER CONTACTS

• élabore, à partir des orientations de la secrétaire générale, la stratégie de promotion de la programmation, de développement et de fidélisation des publics (en particulier individuels et abonnés) et la met en œuvre : prospection, proposition et conception d’outils de promotion adaptés aux enjeux de développement des publics (campagnes d’emailing ciblés, offres spéciales, partenariats tarifaires,...)
• participe à l’élaboration de la politique tarifaire
• établit les conventions avec des revendeurs, et les accords tarifaires et gère les quotas avec les lieux partenaires (co-réalisations) et gère les billetteries extérieures
• réalise régulièrement les bilans de fréquentation : analyse quantitative et qualitative et traitement des données
• s’assure de la mise à jour régulière du fichier contacts (spectateurs et professionnels)
• représente le théâtre lors d’événements qui contribuent au rayonnement du théâtre (forums, comités d’entreprises)
• encadre et coordonne l’activité billetterie, du paramétrage à la vente.
• assure le suivi de l’évolution des ventes au quotidien
• assure des permanences à la billetterie / accueil (physique et téléphonique) du public en journée et soirée (10h / semaine) 
• gère les envois des invitations par email et courriers aux professionnels
• coordonne les routages des programmes et autres envois en nombre
   

LA RESPONSABILITE DE L’ACCUEIL

• recrute, forme et encadre les agents d’accueil et gère leur planning
• coordonne l’accueil du public les soirs de spectacle
• participe à la réflexion et à la mise en œuvre de l’axe « le théâtre, lieu de vie » afin de développer la convivialité par des initiatives diverses dans le hall et sur la place du Théâtre, et assure le lien avec le bar/restaurant.
• organise et coordonne l’accueil du public, des groupes et des artistes dans le cadre des actions avec les publics
• gère le suivi des mises à dispositions d’espaces (conventions de mise à disposition, transmission / affichage des plannings, accueil)

LA COORDINATION DES EVENEMENTS

• coordonne l’organisation de certains événements (after-shows, midis du théâtre, présentations de saison dans et hors les murs…)
• apporte un soutien opérationnel à la secrétaire générale (organisation de réunions, outils de partage de l’information et de planification, rédaction de comptes-rendus)

Profil souhaité

Compétences :

• Maîtrise du logiciel SIRIUS indispensable, et des logiciels de bureautique
• Maitrise d’outils de planification, d’organisation et de coordination
• Aisance orale et écrite
• Connaissance du fonctionnement du secteur culturel et associatif
• Encadrement d’équipe
• Connaissance des esthétiques du spectacle vivant contemporain

Expérience

• Expérience indispensable à un poste de billetterie (niveau expert) et dans des fonctions d’accueil
   

Qualités

• Grand sens de l’organisation
• Rigueur technique, administrative et rédactionnelle
• Qualités relationnelles, capacité à intégrer la diversité des interlocuteurs
• Logique de recherche de solutions
• Efficacité et capacité à garder son calme lors de situations d’intense sollicitation (soirs de spectacles)
• Capacité à s’adapter aux imprévus