Gestion administrative et coordination / Stage

Mission

Notre association recherche une personne en stage pour intégrer l’équipe administrative et de direction et intervenir en appui sur les missions suivantes :

Administration Générale :

• Accueil téléphonique
• Traitement du courrier
• Gestion de la base de données de l’association
• Archivage des documents administratifs et financiers
• Archivage des documents pédagogiques et documents de communication de l’association
• Rédaction des comptes rendus des réunions hebdomadaires de l’équipe et ponctuellement d’autres réunions de direction
• Aide aux achats, classements et gestions des stocks de fournitures

Suivi administratif et comptable :

• Aide au suivi des paiements clients et fournisseurs
• Aide à l’établissement des factures
• Aide à la relance des clients
• Aide à la collecte, saisie et au classement des factures fournisseurs
• Aide au classement des documents administratifs (scan, enregistrement, classement, archivage)
• Aide au suivi de l’archivage de l’ensemble de la structure

Réseaux de salles et événements :

• Aide à la logistique des déplacements de l’équipe et de certains intervenant.e.s associé.e.s aux actions
• Aide à la collecte d’informations liées aux actions
• Aide à la mise en page de newsletter à destination des adhérents du réseau
• Aide à l’organisation des rencontres mensuelles professionnelles des membres du réseau d’exploitants de salles
• Aide à l’organisation de l’Assemblée Générale de l’association
• Gestion des envois de la documentation aux salles adhérentes

Le/la stagiaire met ses compétences au service de l’association et à ce titre, peut être amené.e à accomplir des missions et activités autres que celles décrites ci-dessus.

Profil souhaité

PROFIL RECHERCHÉ :

• Étudiant.e dans le domaine de la gestion des entreprises et des administrations
• Niveau BTS, BUT, Licence
• Rigueur et méthode dans l’exécution des tâches
• Bonne aisance à l’écrit et à l’oral
• Sens du travail en équipe, bon relationnel
• Sociabilité et dynamisme
• Discrétion, confidentialité, respect des valeurs de la structure
• Bonne aisance sur les logiciels de bureautique (Pack Office)
• Intérêt pour le secteur culturel et pour le cinéma en particulier apprécié.