Chargé de production et d’administration (h/f)

Mission

Sous l’autorité du président de l’association, en étroite collaboration avec la direction artistique et direction adjointe, et encadré·e par l’administrateur·trice, le ou la chargé·e de production et d’administration devra mener à bien les missions suivantes :

Gestion financière

• Mise en œuvre opérationnelle et financière des dépôts des demandes et bilans aux institutions pour le Théâtre la Cité et la Cie D’ici demain
• Suivi du budget réalisé des projets des deux structures
• Elaboration des devis, des notes de frais, des factures, mise en paiement et suivi des paiements
• Participation au suivi de trésorerie, mise en place d’échéanciers
• Lien avec le cabinet comptable, suivi comptable et analytique
• Recherche de financements pour le Théâtre la Cité et la Cie D’ici demain

Gestion sociale

• Réalisation des notes de droits d’auteurs, paiement, déclaration à l’URSSAF artistes-auteurs
• Etablissement des plannings des intermittent·es techniques embauché·es pour les activités de programmation du Théâtre la Cité et créations de la Cie D’ici demain
• Collecte des informations pour l'embauche des intermittent·es et transmission à l'administratrice en charge de la paye
• Paiement des salaires

Gestion administrative

• Inscription des adhérent·es, encaissement et gestion des cotisations (suivi, relance, comptabilité)
• Déclaration en préfecture des changements de l’association
• Agréments, licences et adhésions du lieu (élaboration des demandes d’agrément, suivi de la mise en œuvre)
• Suivi des relations avec les prestataires et fournisseurs
• Négociation et suivi des contrats et des commandes (assurance, maintenance, informatique, logiciels, fournitures, documentation, prestataire billetterie)
• Suivi des stocks de fournitures du lieu, réassort 
• Gestion du bar et catering

Secrétariat

• Permanence téléphonique, gestion courriers et mails
• Mise en place des postes de travail informatique pour les nouveaux·elles arrivant·es
• Archivage
• Participation au suivi de la billetterie et des réservations au cours de l’année

• Coordination des interventions des artistes et technicien·nes, négociation et organisation de leurs plannings, des conditions de leur accueil, de leurs transports et hébergements (créations, répétitions, résidences…) en tant que producteur, organisateur et diffuseur.
• Rédaction des feuilles de routes
• Réservation des transports et hébergements
• Gestion des repas en défraiements ou en direct
• Lien avec les lieux d’accueil
• Accueil des équipes et gestion des caterings
• Gestion des transferts
• Gestion des plannings des technicien·nes en lien avec le régisseur général
• Repérages en lien avec le régisseur général
• Établissement des contrats (de cession de droit d’exploitation de spectacles, de prestations annexes, de coproduction, de coréalisation, de partenariat…)
• Demandes d’autorisations liées aux spectacles (AOT, déclarations auprès de la SACD, SACEM…)
• Organisation logistique de tournée des spectacles de la Cie D’ici demain

Profil souhaité

Formation supérieure dans la gestion et la production d’organisations artistiques et culturelles

Maîtrise de la gestion budgétaire et comptable, de la législation sociale et fiscale du spectacle vivant

Volonté de développer son travail et être force de proposition

Grande capacité de travail en équipe

Grande disponibilité et adaptabilité avec des interlocuteur·rices varié·es

Permis de conduire 

Qualités rédactionnelles et relationnelle

Maîtrise des outils informatiques (pack office)