Chargé d'administration (h/f)

Mission

La/le chargé(e) d'administration travaillera sous la supervision de la directrice déléguée et de la directrice artistique de la compagnie. Ses missions se déclinent en 4 axes complémentaires qui visent à prendre en charge la gestion administrative, financière et sociale quotidienne et de l’ensemble des projets portés par l’association.

• Mission 1 : GESTION ADMINISTRATIVE ET JURIDIQUE DE L’ASSOCIATION

> Garantir la bonne application de la réglementation juridique, sociale et fiscale à l’ensemble des activités de l’association (licences, déclarations, etc…)

- Concerts et prestations : Négociations contractuelles, élaboration des contrats spécifiques aux activités artistiques et mise en œuvre administrative des engagements de l’association (contrat de cession, de prestation, de coproduction, de résidence, de commandes, de partenariats...)

- Avec la directrice déléguée : assistanat dans le pilotage administratif et financier des projets européens

- Aide à la gestion quotidienne de l’association :

> Assurance : négociations ou supervision du suivi annuel + déclarations ponctuelles

> Suivi des abonnements numériques et bureautiques, affiliations obligatoires et réseaux

> Déclaration des changements statutaires associatifs

> Archivage 

Temps évalué 18 heures / mois 

• Mission 2 : GESTION SOCIALE

- Supervision mensuelle des contrats de travail et paies de l’équipe permanente et de l’équipe intermittente + archivage annuel en collaboration avec le prestataire de paie,  

- Réalisation des démarches sociales associées : DUER, Registre du personnel, affichages obligatoires, Médecine du travail, arrêts maladies.  

Temps évalué 12 heures / mois

• Mission 3 : COMPTABILITÉ

- Enregistrer les factures dans le logiciel avec Codes de comptabilité analytiques

- Suivi régulier avec le Cabinet comptable

- Vérification et relecture lors de la clôture des comptes annuelle avec la directrice déléguée,  

- Dépôts des demandes et suivi budgétaire des Crédits d’impôts et TVA avec la directrice déléguée  

Temps évalué 12 heures / mois

• Mission 4 : GESTION FINANCIERE

- Faire le suivi des budgets prévisionnels et réalisés des actions et de l’association et participer à l’établissement des dossiers de subvention et suivi des dossiers des demandes de subvention avec la Directrice déléguée

- Établir les factures clients, collecter et enregistrer les factures fournisseurs

- Achats de petits matériel et fournitures

- Réalisation des paiements

- Relations avec la banque 

- Dépôts des demandes et suivi budgétaire des Crédits d’impôts et TVA avec la directrice déléguée  

Temps évalué 12 heures / mois

AUTRES MISSIONS COMPLEMENTAIRES :

- Mise en place et/ou suivi des outils collaboratifs : NAS, Trello, Calendriers

- Gestion de la billetterie dématérialisée (mise en ligne, suivi, contrôle, archivage spécifique pour comptabilité et archivage, gestion TPE et fond de caisse)

- Avec la directrice artistique : suivi informatique et du parc de matériel de PIANO AND CO

Temps évalué 3 heures / mois

Profil souhaité

Profil souhaité

Les savoirs faire : (compétences techniques)

• Réalisation de budgets prévisionnels, budgets de pilotage, et bilans financiers
• Méthodologie de demande d’une subvention
• Connaissance en comptabilité des associations culturelles
• Connaissance de l’environnement juridique et administratif du spectacle vivant et technique du statut de l’intermittence du spectacle
• Outils bureautiques : Word, Excel, Photoshop, Trello, PowerPoint, mail…  
• Méthodologie de mise en œuvre d’un projet culturel
• Connaissance de la mise en œuvre et environnement juridique de la billetterie
• Qualité rédactionnelle
• Une aisance à l’oral et à l’écrit de l’anglais est souhaitée

Les « savoirs-être » : (compétences comportementales)

• Sens de l’organisation
• Anticipation
• Rigueur
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Appétences pour le travail collaboratif, en équipe et partenarial
• Adaptabilité et réactivité
• Enthousiasme