Chargé d'accueil et de coordination d'activités culturelles et sportives (h/f)

Mission

Sous la responsabilité du Directrice d’Equipement et la Secrétaire de direction vous avez en charge :

Missions

Accueil

• Assure la gestion de l’accueil téléphonique et physique des usagers du centre social. (Information, orientation)
• Travail de recensement des besoins en lien avec la référente famille pour la procédure d'agrément caf, élaboration des outils de repérage des besoins, questionnaires de satisfaction, états statistiques (Base de données)
• Accueil et suivi et coordination des intervenants activités sportives et culturelles, remplacements des intervenants absents, appels à candidature
• Suivi des adhérents, information des usagers si modification de planning ou absence des intervenants
• Anime et gère l’espace informatique dans le cadre de l’accompagnement des usagers dans leurs démarches dématérialisées sociales, administratives en lien avec la référente famille
   

Animation/Coordination

• Elaboration de la planification annuelle des activités en lien avec la directrice et la secrétaire de direction
• Suivi des plannings d’occupation des salles d’activités et des conventions
• Animation de l’équipe d’intervenants (réunions, suivi du matériel…)
• Préparation et organisation du gala de fin d’année et auditions musicales coordination des intervenants, réunions, communication, gestion logistique en lien avec l’équipe
• Préparation de la journée « portes ouvertes » en lien avec l’équipe
• Participation active à la vie du centre : réunions d’équipe, repas partagés, sorties, fêtes et manifestations…
   

Administratif

• Inscriptions, encaissements, et suivi des usagers dans les activités : Gestion du fichier adhérents (papier et numérique), gestion et suivi des feuilles de présence des intervenants, suivi des paiements et des relances en lien avec le secrétariat de direction, saisie en base de données AIGA des adhérents Activités et ACM
• Appels à facturation des intervenants
• Elaboration des outils administratifs (matrice planning, feuille de présence…)
   

Communication

• Gestion de la documentation à l’accueil : presse quotidienne, classement, distribution, affichage, tenue des présentoirs
• Gestion du courrier et courriel (suivi boite mail du centre)
• Mise à jour du site de l’équipement, gestion des réseaux sociaux : Facebook, Messenger…et centralisation de la communication des activités et ACM
• Participation à l’élaboration de la plaquette annuelle, élaboration des flyers et organisation de la diffusion, contact presse,  

Profil souhaité

• Maitrise des techniques d'accueil et de secretariat
• Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, bases de données et réseaux sociauxà
• Maitrise expression et écrite et orale
• Rigueur, organisation et ponctualité
• Relationnel et travail d'équipe, sens du service
• Capacité d'adaptation