Attaché à l'accueil et au secrétariat (h/f)

Mission

L’association Jean Vilar est à la recherche d’un.e secrétaire en charge de l’accueil des publics, et de la boutique à partir du 2 mai 2022. Sous l’autorité́de la directrice de l’association Jean Vilar, le/la chargée d’accueil et de secrétariat :  

Accueil des publics

• Assure l’ouverture / la fermeture des portes de la Maison Jean Vilar sur ses jours travaillés,
• Veille à allumer les expositions à son arrivée et à les éteindre à son départ,
• Actualise et entretient ses connaissances sur l’histoire de la Maison Jean Vilar, ses activités et sur le contenu de la programmation,
• Accueille, informe, conseille, oriente le public en face à face sur la programmation, les activités de la Maison Jean Vilar, les tarifs,
• Accueille les groupes,
• Comptabilise les entrées (adultes et enfants) dans la Maison Jean Vilar et aux expositions à l’aide des compteurs à disposition à l’accueil,

• Remplit et actualise le tableau quotidien des fréquentations,
• Participe à des campagnes de relance ou de promotion.

Secrétariat

• Gère le standard téléphonique : transfert des appels, prise des messages, renseignements ;
• Accueille et oriente les rendez-vous,
• Relève le courrier de l’association Jean Vilar et de la BnF dans la boîte aux lettres commune et en assure le tri ;
• Gère la boîte mail de l’accueil et redirige les mails vers les personnes concernées pour leur traitement,
• Assure la réception des livraisons à la Maison Jean Vilar,
• Assure le suivi administratif des ventes (bons de dépôt, comptabilité́des caisses boutique et billetterie)
• Organise les déplacements et les réceptions (réservation taxis, restaurant, hôtels, train)

• Participe aux diverses missions liées à l’administration de l’association
  • mise à jour de fichiers et notamment fichier public et fichier fournisseur,
  • demandes de devis,
  • prise de rendez-vous,
  • copie, archivage et classement de documents,
• Vie associative (aide à la préparation et à la transcription des assemblées générales)
• Centralise l’ensemble des clés liées au fonctionnement global de la Maison Jean Vilar,

Billetterie /Boutique

• Incite à l’achat et à la finalisation des ventes de billets pour les expositions et les produits dérivés (boutique),
• Assure la vente, les encaissements, l’édition et la délivrance des billets des expositions,
• Contrôle les billets des expositions à l’entrée,
• Assure la vente des produits dérivés,
• Gère les caisses Billetterie et Boutique, effectue le rapprochement quotidien (recettes, nombre et catégorie de produits vendus), et s’assure de leur mise en sécurité,
• Gère le stock.

Profil souhaité

Qualités

• Ponctualité, rigueur et probité
• Aisance relationnelle, bonne humeur, calme et pondération
• Bonne organisation
• Capacité́d’initiative et d’adaptation
• Curiosité et intérêt pour la culture

Compétences

• Bonne maitrise de l’expression écrite et orale
• Aisance informatique (minimum maîtrise du pack office)
• Bases de comptabilité et de secrétariat
• Langues étrangères : anglais souhaité

Niveau d’étude / expérience

• Baccalauréat
• Premières expériences sur un poste similaire appréciées