Attaché de production (h/f)

Mission

Au sein de l’équipe permanente et sous l’autorité de la directrice, vous travaillerez en lien direct avec l’assistante de direction artistique et de programmation.

1. Organiser et assurer l’accueil des artistes d’un point de vue logistique
    

Accueil :

• En amont de la venue des artistes et en lien avec eux, prévision du nombre de repas et de nuitées par compagnie (tenir compte des régimes spécifiques).
• Evaluer et synthétiser les demandes dans le respect d’un budget établi.
• Utiliser les outils de gestion pour le suivi de sa mission lisibles par l’ensemble de l’équipe.
• Rédiger la feuille de route adressée aux compagnies et les déroulés en lien avec le directeur technique et l’assistante de direction artistique et de programmation.
• A l’arrivée des compagnies : Faire l’état des lieux de l’espace « Résidence » ou d’autres types d’hébergements, expliquer le fonctionnement général et suivre le bon déroulement.
• Transport occasionnel des équipes artistiques.
• Au départ des compagnies : Faire l’état des lieux de sortie et récupérer les clefs.
   

Restauration :

• Contacter les prestataires (restaurants, traiteurs, food truck).
• Demander des devis, négocier et suivre leur bonne réalisation (définir les horaires et les modes de livraisons).
• Confectionner occasionnellement des repas simples.

Hébergement :

• Contacter les prestataires (hôtels, gites, lieux collectifs, chez l’habitant).
• Demander des devis, négocier et suivre leur bonne réalisation.
• Définir les horaires d’entrée et de sortie.
• Organiser l’hébergement lorsqu’il a lieu dans l’espace « Résidence ».
• Prévoir un pot d’accueil, petits déjeuners et réaliser les achats.
• Suivre le bon déroulement
   

Ménage

• Définir le planning du prestataire et les tâches ménagères à réaliser pour l’espace de « Résidence »
• Transmettre au  prestataire toutes les informations concernant l’hébergement (nombre de lits à préparer…).
• Gérer le rangement du linge de maison une fois qu’il a été nettoyé par le prestataire.

2. Assurer le suivi de la boissonnerie sur les spectacles de la saison, sous la responsabilité de l’assistante de direction artistique et de l’administratrice.

• Estimation des besoins, définition des quantités.
• Choix des produits.
• Relations avec les fournisseurs.
• Établissement de devis et de commandes en lien avec l’administratrice.
• Gestion des stocks, en lien avec l’administratrice.
• Veille (mettre au frais, branchement du véhicule, nettoyage, caisse…), en partage avec l'équipe, notamment  en ce qui concerne le transport de certaines boissons .

3. Organiser les réceptions

• Prévoir et réaliser les achats liés à l’alimentation / approvisionnement et gestion des stocks.
• Organisation, mise en place et/ou réalisation de buffet, catering, inauguration.
• Interventions ponctuelles sur d’autres missions en renfort de l’équipe permanente afin de contribuer à la vie générale de la structure.
• Connaît et respecte la procédure de fermeture de l’usine et veille le cas échéant à ce qu’elle soit respectée par autrui.
• Respecte le règlement intérieur du lieu et veille à ce qu’il soit respecté par autrui.
• La multitude de relations de proximité avec des élus, des responsables publics, des artistes, des partenaires associatifs, culturels et sociaux vous confère une obligation de discrétion, de confidentialité et une bonne capacité de représentation.

4. Participer au bon déroulement des activités de la structure

• Accueillir et accompagner le public lors des représentations.

• Contribuer à la mise en place et au déroulement des activités courantes de la structure

Profil souhaité

Compétences requises

• Avoir une bonne maîtrise des logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Power point…)
• Avoir une bonne maîtrise d'outils collaboratifs notamment numériques (plannings partagés, etc.)
• Avoir une bonne expression orale et écrite
• Savoir être rigoureux et avoir le sens de l’organisation
• Savoir travailler en équipe
• Avoir de très bonnes capacités relationnelles
• Savoir communiquer en public
• Savoir respecter la confidentialité
• Une pratique de l’anglais (oral et écrit) serait un plus
• Diplôme dans la production artistique ou équivalent apprécié
• Expérience dans le secteur des arts de la rue appréciée