Assistant administratif et financier (h/f) / Apprentissage

Mission

Le Cercle de l’Harmonie recherche son/sa Assistant.e administratif et financier en contrat d’apprentissage afin de l’accompagner dans la mise en œuvre de son projet de structuration en Tiers-lieu Culturel et Intergénérationnel.

Polyvalent.e, vous assistez la Direction du Cercle de l’Harmonie au quotidien dans toutes ses missions. Vous assurez la gestion administrative et financière courante et la construction des documents nécessaires au fonctionnement de l’association dans le cadre de son projet de structuration en Tiers-lieu Culturel et Intergénérationnel. Vous collaborez régulièrement avec les autres membres de l’équipe et vous garantissez le respect et la discrétion dus à votre fonction. Vous assurez un reporting régulier de l’ensemble de votre activité à la direction. En fonction de la période et de votre profil du candidat, certaines tâches seront plus ou moins importantes et évolutives.

Rattaché.e à la Chargée de projet Tiers-lieu et au pôle Trésorerie et Secrétariat, vos missions seront les suivantes :
 

Assistance à la gestion administrative et des ressources humaines

• Administrer le personnel : absences, congés, départs, bulletins de paie, déclarations sociales et fiscales, notes de frais (travailleurs permanents et temporaires via le GUSO)
• Lien avec les organisations adhérentes et partenaires : suivi administratif, conventionnement et mise à jour des documents de fonctionnement interne.
   

Assistance à la gestion comptable et financière

• Suivre la comptabilité : réception, organisation, suivi des factures, des notes de frais, des notes d’honoraires, des reçus, des devis, des fiches de paie et tout document administratif relatif au fonctionnement administratif du Cercle de l’Harmonie.
• Faire la transmission mensuelle des pièces comptables auprès du cabinet d’expert-comptable.
   

Assistance auprès de la Direction et des organes de gouvernance

• Gérer et classer le courrier
• Actualiser, classer, archiver les dossiers et les fichiers
• Préparer des dossiers permettant la prise de décision et réaliser des présentations pour les CA ou AG.
• Rédiger et envoyer les comptes-rendus de réunion de l’Assemblée Générale et du Conseil d’Administration.
   

Assistance administrative au projet de Tiers-lieu 

• Remplir des tableaux de suivi des activités 
• Exercer un rôle de veille et d’alerte sur les informations significatives et les événements sensibles touchant le projet de Tiers-lieu.
• Mise en forme et constitution des pièces administratives et appui au budget des dossiers de financement.

Profil souhaité

Vous préparez un bac+3 minimum en Gestion administrative et financière et vous avez un intérêt pour le secteur associatif et/ou le secteur culturel. Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques et notamment les tableurs de type Excel.

Vos qualités : 

• Organisation
• Rigueur
• Confidentialité
• Analyse
• Diplomatie
• Gestion des priorités
• Réactivité