Assistant administratif et de production (h/f) / Apprentissage

Mission

En lien direct avec la chargée d’administration, l’apprenti(e) interviendra en renfort sur les missions administratives suivantes :

• Récupération des factures auprès des différents fournisseurs et affectations, suivi des opérations bancaires ;
• Saisie et suivi de la caisse ;
• Suivi et réalisation des commandes ;
• Recherche de fournisseurs selon un cahier des charges identifié en interne ;
• Classement et archivage ;
• Mise à jour des assurances temporaires, collecte d’information ;
• Suivi et classement des notes de frais ;
• Aide à la préparation des bilans comptables intermédiaire et annuel.

En lien direct avec la secrétaire générale, l’apprenti(e) interviendra sur les missions de production et d’administration de production en appui à la coordination artistique, au suivi des projets et à l’accueil des artistes.

Avant l’édition du Festival :

• Collecte des éléments nécessaires à la mise en place des productions auprès des compagnies invitées.
• Assistanat pour le suivi et la coordination de l’information auprès des différents services du festival.
• Collecte des éléments nécessaires au bon déroulement de l’accueil des compagnies : Préparation et gestion des voyages, hôtels, catering, loges.
• Prises de contact avec les lieux d’accueil et les prestataires externes.
• Création d’outils de planning et de suivis en lien avec les différents services et les prestataires externes.
• Aide à la préparation des feuilles de route.
• Aide à la préparation des contrats de cession, des contrats de coproduction et des conventions de mise à disposition du studio de répétition.
• Aide sur l’administration propre à l’accueil d’artistes étrangers (conventions fiscales et sociales, embauches, VISA…).
• Suivi des pièces administratives et déclarations demandées aux compagnies.

Pendant l’édition :

• Participation à l’accueil des compagnies et participants (projets à caractère participatif).
• Veille au bon déroulement des répétitions et des représentations en répondant aux besoins des artistes.
• Renfort auprès de l’équipe sur des missions ponctuelles comme l’accueil du public.

Après l’édition :

• Récupération des factures et mise à jour du budget artistique réalisé.
• Suivi des déclarations des droits d’auteur
• Participation à la réalisation des bilans par projet 

Profil souhaité

Formation Bac +3/4 minimum, pratique de l’anglais indispensable, capacités d’organisation, d’anticipation et de gestion, autonomie, qualités relationnelles et rédactionnelles, réactivité, capacité à travailler en équipe.

Bonne maîtrise des logiciels de bureautique.

Intérêt pour la danse et le spectacle vivant.