Assistant administratif et de production (h/f) / Apprentissage

Mission

Le service Orchestre des Jeunes de la Méditerranée (OJM) et de la programmation Méditerranée assure une mission à la fois pédagogique, artistique et de production de spectacles inscrits dans différents labels de la programmation du Festival d’Aix-en-Provence. Chacune de ces activités est conduite dans une volonté de promotion des valeurs d’excellence du Festival, en termes d’exigence artistique, d’inclusion sociale, de diversité et d’innovation.

Au sein de la Direction de l’Académie et de la programmation Méditerranée, l’apprenti.e est en charge de l’assistanat de la directrice adjointe de l’OJM et de la programmation Méditerranée. Elle.il contribue également à la production des projets portés par le service, en lien avec les trois chargées de production de l’équipe.

Le service recherche actuellement, un.e assistant.e administratif.ve et de production, pour renforcer son équipe, dans le cadre de son édition 2022.  

RATTACHEMENT

• Direction : Académie et programmation Méditerranée
• Service : OJM et programmation Méditerranée
• Responsable hiérarchique : Directrice adjointe de l’OJM et de la programmation Méditerranée

VOS MISSIONS

Pour appuyer la Directrice adjointe de l’OJM et de la programmation Méditerranée dans ses missions quotidiennes, nous recherchons aujourd’hui un.e apprenti.e. Votre mission auprès d’elle vous amènera à l’assister pour gérer l’administration du service et à assister la production.

Plus précisément, le.la candidat.e sera amené.e à l’ :

1.    Assistanat de la Directrice adjointe de l’Orchestre des Jeunes de la Méditerranée et de la programmation Méditerranée

• Suivi administratif et organisation des déplacements, des réunions, des commandes et de l’agenda ;
• Prospection de nouveaux contacts ;
• Elaboration et préparation de divers documents ;
• Suivi et mise à jour de la base de données et d’une boîte à outils ;
• Contribution à la rédaction et si nécessaire à la mise en forme de dossiers de presse, bilans et dossiers ;
• Support sur des dossiers de demandes de subvention et sur l’étude de faisabilité de certains programme.

2.    Assistanat de production

• Suivi et mise à jour de la base de données, des questionnaires d’évaluation Suivi et mise à jour de la base de données, des questionnaires d’évaluation ;
• Organisation logistique de l’accueil et de déplacements, d’artistes et de partenaires du Festival et aide à l’organisation de certaines auditions, en France et en Méditerranée ;
• Renfort et soutien de l’équipe de chargées de production en préparation et durant le Festival ;
• Etablissement de certaines convocations aux auditions, conventions de formation et de certains contrats d’artistes, en renfort des chargées de production ;
• Aide à la préparation des partitions pour les auditions et les sessions de l’OJM, et pour certains projets artistiques de Passerelles ;
• Engagements et suivi de factures et de notes de frais.

Au quotidien, la diversité de vos missions vous amènera à être en lien avec les différentes activités du service comme l’OJM, Aix-en-Juin, des projets artistiques de Passerelles et de Médinéa, des artistes-relais ou encore la programmation de concerts du label « Méditerranée » du Festival.

Profil souhaité

Nous recherchons un.e candidat.e préparant un diplôme de type bac +3/4, se destinant à la production, notamment dans le domaine du spectacle vivant.  

Pour mener à bien vos missions, vous devez disposer d’un sens de l’initiative adapté et d’un goût pour l’autonomie. Néanmoins, placé.e au cœur des échanges, et en interaction forte avec les différentes activités du service, vous êtes doté.e de fortes aptitudes relationnelles et de capacités d’adaptation avérées. Vos compétences rédactionnelles en français et en anglais sont reconnues de même que votre capacité à échanger dans ces deux langues à l’oral.

Ce poste requiert organisation et rigueur, pour mener à bien (notamment) l’ensemble des missions de gestion administrative. Votre sens de l’anticipation vous sera utile pour l’organisation des réunions et pour le respect des échéances fixées. Enfin, la maîtrise des outils bureautiques est indispensable.

Idéalement, vous disposez de bonnes connaissances musicales.

Curieux.se, dynamique et motivé.e ? Ce poste est fait pour vous !