Assistant de direction (h/f)

Mission

Au sein de l’équipe permanente et sous l’autorité de la directrice, l’assistante de direction assiste cette dernière afin d'optimiser la gestion de l’activité de l’association. Il/Elle organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

Missions principales :

1. Assister la directrice afin d'optimiser la gestion de l’activité de l’association (gestion de planning, organisation de déplacements, préparation de réunions, gestion d’outils de suivi de l’activité, suivi de la mise en œuvre du plan de communication, etc.)

• Organiser le planning de la direction : gérer ses rendez-vous, réunions et déplacements ,
• Filtrer des appels téléphoniques,
• Traiter les courriels et le courrier,
• Préparer et organiser des réunions,
• Concevoir des tableaux de bord, des déroulés,
• Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ,
• Suivre les budgets.

2. Organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.

• Faciliter les relations de la direction avec ses collaborateurs et partenaires internes et externes,
• Traiter (recherche, diffusion, archivage) l’ensemble des données et informations nécessaires à l’activité de la direction,
• Concevoir et rédiger des courriers, des courriels, des rapports, des documents et des comptes rendus de réunions,
• Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.),
• Gérer les notes de frais de la direction avant transmission à l’administratrice,
• Accompagner la direction aux différentes réunions afin d’en réaliser les comptes rendus,
• Réaliser un suivi d’activité (tableaux de bord, calendriers, bilans PowerPoint…),
• Aider à l’élaboration des fiches de postes, du règlement intérieur, des notes de service.

Missions complémentaires :

3. Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers ou d'évènements spécifiques

• Assurer la préparation et le suivi de dossiers spécifiques. (contrats de partenariats, dossiers de demande de financement, suivi de la relation aux partenaires...),
• Gérer des événements spécifiques (organisation de séminaires d’équipe, commissions de publics acteurs, réunion bilan, etc.).

4. Contribuer au fonctionnement général de la structure

• participer à l’accueil du public et au bon déroulement des spectacles et autres actions en alternance avec les autres membres de l’équipe.

Profil souhaité

• Connaître la méthodologie de projet,
• Avoir une parfaite maîtrise des logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Power point…),
• Avoir une bonne maîtrise d'outils collaboratifs notamment numériques (plannings partagés, etc.),
• Connaître les normes rédactionnelles,
• Avoir une très bonne expression orale et écrite,
• Avoir une parfaite maîtrise de la dactylographie,
• Avoir une bonne rigueur de classement et d'archivage,
• Savoir être rigoureux et avoir le sens de l’organisation,
• Savoir travailler en équipe,
• Avoir de très bonnes capacités relationnelles,
• Savoir communiquer en public,
• Savoir respecter la confidentialité,
• Une pratique de l’anglais (oral et écrit) serait un plus,
• Permis B indispensable,
• Formation initiale souhaitée : Niveau 5 (Bac +2).