Chargé d’administration (h/f)

Mission

Au sein d’une équipe permanente de 9 personnes, sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, et avec le soutien ponctuel d’une assistante administrative en apprentissage, il/elle exerce les missions suivantes :

Gestion administrative, juridique, budgétaire et comptable

Gestion sociale du personnel

• Gestion des formalités d’entrée et de sortie du personnel permanent, CDD et intermittent du spectacle
• Préparation des contrats de travail, gestion des tickets restaurant, suivi des congés, des notes de frais
• Réalisation des bulletins de paie en lien avec la responsable administrative et la régisseuse générale pour les paies des techniciens intermittents
• Réalisation des déclarations sociales afférentes
• Contribue à la veille sociale, à l’application de la convention collective, à formaliser des procédures
• Suivi des demandes de formation
• Contribue à la communication interne
   

Gestion comptable et Assistance administrative

• Suivi de la comptabilité générale et analytique ; transmission des pièces comptables au cabinet d’experts
• Participe à la préparation des éléments nécessaires pour le bilan financier de fin d’exercice
• Devis, facturation, suivi des caisses, des paiements et règlements des factures
• Suivi de la trésorerie
• Contrôle les recettes de billetterie pendant le Festival en lien avec la chargée de billetterie
• Aide à la préparation des conseils d’administration et assemblées générales et démarches liées aux changements statutaires
• Participe à l’élaboration des demandes de subventions
• Contrôle l’éligibilité et saisie les dépenses des programmes européens, le cas échéant
• Accompagnement du pôle production sur les aspects budgétaires RH et participe à la veille juridique notamment concernant le suivi des formalités liées à l’accueil d’artistes étranger·es
• Assure le suivi administratif des droits d’auteur
• Elaboration des comptes rendus des réunions d’équipe
• Classement et archivage pour le service administration
• Coordination de la maintenance, suivi des contrats des prestataires, gestion des commandes
• Assure le bon fonctionnement des espaces de travail (bureaux, équipements)

Profil souhaité

Compétences requises

• Maîtrise de la paie spécifique au spectacle vivant et idéalement connaissance du logiciel Spaiectacle
• Connaissance de l’environnement administratif, social et juridique du spectacle vivant
• Connaissances en comptabilité, la pratique de la plateforme de gestion Pennylane serait un plus
• Aisance avérée dans la manipulation d’outils informatiques (paie, gestion/comptabilité, bureautique)
• 2 à 3 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement dans le spectacle vivant
• La maîtrise de l’Anglais serait un plus.
   

Qualités requises

• Capacités organisationnelles, rigueur, sens des priorités, capacités d’anticipation, discrétion
• Esprit d’initiative et autonomie
• Forte aptitude au travail en équipe et très bon relationnel
• Vous serez amené·e à travailler avec chacun des services, vous jouerez un rôle essentiel de coordination et de partage des informations ; cela nécessite écoute et ouverture d’esprit.