Agent administratif (h/f)

Mission

Il s’agit d’appuyer l’équipe de direction dans la gestion courante, administrative, comptable et financière de l’association et d’en assurer le secrétariat général, tout en soutenant l’organisation de la vie associative.

Gestion administrative et secrétariat général

• Gérer la réception, le traitement et l’envoi des courriers et mails ;
• Assurer l’accueil téléphonique et l’interface avec les interlocuteurs externes ;
• Assurer les relations avec les fournisseurs et services administratifs des partenaires ;
• Mettre à jour les bases de données administratives et partenaires ;
• Organiser et suivre les déplacements de la direction.
   

Suivi comptable

• Suivre la facturation clients, les factures fournisseurs et les notes de frais ;
• Classer, archiver et sécuriser les pièces administratives et comptables ;
• Assurer la transmission des éléments comptable au cabinet d’expertise ;
• Renseigner les outils de gestion budgétaire :
• Préparer les éléments nécessaires aux clôtures comptables et audits éventuels.

Suivi des financements

• Participer à l’élaboration du calendrier annuel des demandes de financements ;
• Saisir les demandes de subvention et bilans auprès des collectivités et bailleurs ;
• Produire des situations intermédiaires de recherche et de collecte de fonds.

Gestion des ressources humaines

• Assurer le lien avec le cabinet social pour l’édition des bulletins de salaire, des contrats et autres obligations en lien avec l’exécution des contrats de travail ;
• Vérifier les bulletins de salaire et documents contractuels édités par le cabinet social ;
• Publier et suivre les offres d’emploi et réceptionner et classer les candidatures ;

Vie associative

• Participer 1 fois par semaine à  l’encadrement d’un atelier de rue avec l’équipe d’animation.
• Organiser les temps de gouvernance (CA, AG, réunions statutaires) ;
• Participer à l’organisation logistique des réunions, formation, événements… ;
• Contribuer à l’organisation logistique de l’antenne Sud (commande et suivi des fournitures administratives ; gestion de l’entretien courant des locaux et des véhicules, …).

Pour conduire cette mission, la ou le titulaire du poste sera sous la supervision de l’équipe de direction (directeur et directrice adjointe), en lien avec l’équipe opérationnelle, les administrateurs du bureau et les partenaires de l’association.

Profil souhaité

Formation et expérience :

• BAC + 3 (gestion, administration, comptabilité ou équivalent)
• Expérience professionnelle de 2 ans

Compétences indispensables :

• Maîtrise de la bureautique (pack office) et des techniques de numérisation
• Bonne connaissance des bases comptables, du suivi budgétaire et de la gestion administrative
• Rigueur organisationnelle et autonomie

Compétences appréciées :

• Connaissance du fonctionnement associatif
• Expérience de suivi des subventions

Qualités personnelles :

• Capacités rédactionnelles et de communication
• Capacité à travailler dans le respect de délais contraints et en autonomie
• Sens de la confidentialité
• Esprit d’équipe