Chargé de gestion administrative - organisation (h/f)

Mission

Rattaché·e à la direction, le/la Chargé·e de gestion administrative – organisation accompagne l’agence dans ses missions de secrétariat, d’administration, de logistique interne et d’appui à la coordination de projets.

Vous serez le pivot du bon fonctionnement quotidien de l’agence, de la gestion des dossiers clients à un appui ponctuel sur la logistique des événements.

 TÂCHES PRINCIPALES

 SUIVI ADMINISTRATIF ET COMPTABLE 

·   Suivre administrativement les dossiers clients :

o   mise en place des contrats et définition des conditions générales

o   suivi des devis, factures et notes de frais

o   suivi des paiements clients

·   Préparer les paiements à valider

·   Collecter, saisir et classer les factures clients et fournisseurs

·   Effectuer les rapprochements bancaires tous les mois

·   Saisir les pièces comptables, enregistrer les écritures, saisir les opérations bancaires, le journal de caisse et les dépenses de cartes bancaires

·   Classer les documents administratifs (scan, enregistrement, classement, archivage) et assurer le suivi de l’archivage de l’ensemble de la structure

VIE AU BUREAU 

·   Accueil téléphonique et physique de l’agence

·   Gérer le courrier

·   Gérer la base contacts de l’agence

·   Suivre les plannings des équipes

·   Programmer et organiser des réunions, et en rédiger les comptes rendus si demandé

·   De manière générale, aider la direction dans le cadre de ses fonctions

SERVICES GÉNÉRAUX 

·   Assurer le bon fonctionnement global du bureau

·   Effectuer les achats et classer et gérer le stock des fournitures

·   Gérer la maintenance des outils de bureautique en contact avec les prestataires concernés

ÉVÈNEMENTS 

·   Travailler sur la logistique des déplacements de l’équipe et de certains intervenant.e.s associé.e.s aux actions

·   Soutenir l’équipe dans l’organisation de certains événements

Le/la salarié.e met ses compétences au service de l’agence et à ce titre, peut être amené.e à accomplir des missions et activités autres que celles décrites ci-dessus.

Profil souhaité

Une connaissance du secteur événementiel et/ou culturel sera fortement appréciée

Expérience dans un poste similaire souhaitée

Formation : niveau Bac + 3

• Organisation, rigueur, précision et méthode dans l’exécution des tâches
• Très bon relationnel, sourire (clé de la réussite), esprit d’équipe !
• Disponibilité et flexibilité
• Discrétion, confidentialité, respect des valeurs de la structure
• À certaines occasions, vous serez seul·e au bureau : votre autonomie, votre sens de l’organisation, votre fiabilité et votre proactivité vous permettront de gérer ces moments en toute confiance.

Maîtrise de l'outil informatique (Pack Office en priorité)

La connaissance du logiciel de comptabilité serait un plus

Connaissance de l’anglais serait un plus