Responsable administratif (h/f)

Mission

Description du poste

Placé·e sous l’autorité de l’Administratrice, le ou la Responsable administratif·ve seconde l’Administratrice dans toutes ses missions sur l’ensemble de la Scène nationale : gestion budgétaire, administrative et RH des deux associations (Châteauvallon et le Liberté). Il ou elle supervise les missions des deux services administratifs (2 chefs comptables, 3 chargées d’administration et 1 assistante administrative et comptable).

• Administration du personnel :
  • Rédaction des contrats de travail et des avenants du personnel en CDI et CDD
  • Suivi des plannings du personnel en CDI et CDD (forfaits jours et forfaits heures) : validation des notifications sur le logiciel de suivi du temps de travail Octime, calcul des quotas d’heures, etc.
  • Participation aux missions RH : recrutements, plans de formation, mise à jour des documents uniques, préparation des réunions avec les CSE, communication interne, litiges éventuels, etc.
  • Coordination des équipes lors d’événements particuliers type présentation de saison

• Gestion budgétaire :
  • Supervision de l’exécution des budgets des deux structures : supervision des budgets délégués aux différents services, des charges de fonctionnement et des investissements,
  • Validation de toutes les factures et des notes de frais, imputation analytique, validation des virements aux fournisseurs
  • Participation à l’élaboration des budgets 2026 des deux structures

• Gestion administrative :
  • Préparation des Conseils d’administration et Assemblées Générales
  • Préparation et validation des dossiers de subvention : demande initiale, demande de versement d’acompte et comptes-rendus financiers
  • Relecture des conventions de partenariats
  • Relecture des bilans d’activités, rapports de gestion
  • Participation à la réflexion générale sur l’harmonisation des deux structures
  • Accompagnement de l’ensemble des services pour toutes les missions administratives

Profil souhaité

• Formation supérieure en gestion et/ou administration ; très bonne connaissance en droit social (convention collective CCNEAC) ; maîtrise du pack Office
• Expérience réussie d’au moins 3 ans dans un poste d’administrateur·rice de structure culturelle ; goût pour le spectacle vivant
• Grande rigueur, capacités de décision, d’adaptation, d’analyse et de synthèse, sens du travail en équipe, vision globale.
• Grande disponibilité ; véhicule obligatoire (trajets quasiment quotidiens entre le Liberté et Châteauvallon).