Assistant d’administration (h/f)

Kelemenis&cie/KLAP Maison pour la danse (Ass. Plaisir d'Offrir) (Marseille)

Date limite de candidature : Mercredi 03 septembre 2025

Présentation de la structure

Fondée en 1987, l’Association Plaisir d’Offrir développe les projets du chorégraphe Michel Kelemenis. Dotée d’un premier espace de travail en 1999, compagnie chorégraphique conventionnée depuis 2002, Kelemenis&cie inaugure en 2011 KLAP Maison pour la danse, 2000 m2 dédiés quotidiennement à l’art chorégraphique, son développement et sa visibilité. L’activité trouve son déploiement à l’échelle régionale, nationale et européenne et s’ancre fortement dans le quartier et la ville. À la quarantaine de représentations de la compagnie en tournée s’ajoutent annuellement de nombreuses résidences de compagnies invitées et environ 60 ouvertures publiques à KLAP et chez ses partenaires.

Mission

L’assistant.e d’administration assiste la Directrice administrative sur l’ensemble des tâches relatives à l’administration du projet dirigé par Michel Kelemenis. Il.elle a pour mission de fluidifier le travail d’administration et de gestion de la structure.

Description du poste : L’assistant.e d’administration assiste la Directrice administrative sur l’ensemble des tâches relatives à l’administration du projet dirigé par Michel Kelemenis. Il.elle a pour mission de fluidifier le travail d’administration et de gestion de la structure.

L’assistant.e est en lien avec l’ensemble de l’équipe (direction / production / technique / relations publiques / communication). Il.elle accompagne leur travail sur le volet administratif de leurs fonctions : rédaction de contrats, devis, facturation, achats, paiements, suivi des budgets d’activité, préparation de documents, transmission d’informations, plannings internes,

Il.elle est notamment en charge des démarches administratives et formalités liées à la structure :

du secrétariat administratif : gestion et suivi du courrier et mails, accueil téléphonique, classement administratif, comptable, archivage, mise à jour des fichiers de contacts et tableaux de suivi, suivi des échéances administratives, relances…
de la facturation, des règlements et de la préparation de la saisie de la comptabilité générale : devis et facturation, suivi et organisation des factures émises/reçues et des remboursements de frais, affectations analytiques, suivi des règlements …
de la gestion budgétaire : contribution aux outils de suivi
de l’établissement et suivi des dossiers de subventions (fonctionnement et projets) et autres aides spécifiques (sociétés civiles, ONDA, mécénat …) : suivi des échéances administratives (dates limites de dépôt des dossiers de subventions et appels à projet, de transmission des bilans…), collecte les éléments et informations nécessaires pour compléter les dossiers et tenir les échéances
de la constitution des dossiers d’activité de la structure (projets et bilans)
du suivi administratif des salariés sur les formalités d’entrées et de sorties des personnels, aides à l’emploi, médecine du travail, mutuelles, formations…
des démarches relatives à l’accueil d’artistes étrangers et tournées de la compagnie à l’étranger (déclarations, spécificités contractuelles…)
des déclarations de droits d’auteurs et suivi,
de la préparation des conseils d’administration et assemblées générales
de la relation avec les fournisseurs et prestataires (société de nettoyage, achats des fournitures administratives et des produits d'entretien …)

Autres missions :