Assistant administration et direction (h/f)

Mission

Le pôle direction de Grand Bonheur, composé d’un directeur, un directeur financier, une administratrice générale et une secrétaire générale, est à la recherche d’un.e assistant.e pour l’accompagner dans ses missions ainsi que celles des structures membres et dans l’animation de la vie de la coopérative.

L’assistant.e sera rattaché.e au secrétariat général.

Missions principales

Administration quotidienne & secrétariat :

• Relève du courrier, standard téléphonique et permanence accueil
• Gestion et relation avec les prestataires du bureau (photocopieur, réseau internet, téléphonie, syndicat de copropriété…)
• Achat fournitures, entretien
• Achat de billets de transport, festival, recherches de logements pour les équipes en déplacement

RH/Social :

• Informations salariés prévention risque, répertoire
• Suivi des visites médicales, déclaration médecine du travail pour toutes les structures
• Gestion affiliation mutuelle et prévoyance Audiens
• Rédaction et gestion des contrats de travail du personnel permanent, en lien avec le service RH/DAF
• Création et mise à jour des compte salariés dans le logiciel de paie
• Diffusion des annonces recrutements
• Mise en place postes des nouveaux salariés (création email, bureautique, livret accueil)

        
Vie de l’entreprise :

• Organisation logistique des séminaires, des rendez-vous avec les coopérateur.ices et les salarié.es, en lien avec le secrétariat général
• Suivi des tâches de copropriété (virements charges, suivi intendance) en lien avec les copropriétaires
• Planning de ménage, relation avec l’agente d’entretien
• Intendance générale du siège de la coopérative

Suivi administratif & juridique :

• Dépôt d’actes comptables
• Rédaction des PV d’AG Internexterne en lien avec le secrétariat général et le pôle finance
• Relationnel avec la banque (virement étrangers, commande de carte, de monnaie, gestion plafond, etc.) en lien avec le service Finance
• Gestion des caisses, suivi des paiements en liquide
• Mise à disposition des pièces administratives (PV AG; Kbis; bilans, conventions collectives, attestations de cotisation…)
• Veille sectorielle notamment sur les conventions collectives

Suivi administratif & juridique sous la responsabilité de l’administration générale :

• Suivi administratif des signatures des conventions de financement, en lien avec l’administratrice générale
• Gestion du tableau de suivi des renouvellements de licences, agréments, affiliation…
• Classification et suivi des mises à jour des contrats prestataire
• Assurance RC, Risques, suivi des sinistres
• Assistance sur les dossiers de subvention : récupérer les pièces justificatives (kbis, cotisation, annexes etc.)

Compétences techniques :

• Maîtrise du Pack Office
• Aisance avec les outils numériques

Profil souhaité

Profil recherché :

• Au moins une expérience significative similaire dans l’administration et le secrétariat
• Très bonne organisation et qualité rédactionnelle
• Aisance dans la relation d’accueil (présentiel et téléphonique)
• Autonomie, adaptabilité, réactivité
• Goût pour le travail en équipe
• Sensibilité à la culture, à la production musicale et aux valeurs de l'économie sociale et solidaire serait un plus