Chargé d'administration (h/f)

Mission

Nous recherchons un(e) Chargé(e) d'Administration pour rejoindre notre équipe et assister la Secrétaire Générale dans ses missions. Ce poste est essentiel pour le bon fonctionnement de notre association et pour le développement de la démarche de Responsabilité Sociétale des Organisations (RSO) du Festival.

Missions principales :

• Assister la Secrétaire Générale dans ses diverses missions administratives.
• Gérer la relation avec les clients, tant par téléphone que par email, avec la possibilité d'effectuer des ventes de billetterie.
• Utiliser le logiciel de billetterie (actuellement Ressources) pour assurer un suivi efficace des ventes.
• Participer à la mise à jour de la base de données du Festival.
• Gérer les tâches administratives courantes, incluant l'affranchissement et la relève du courrier, le publipostage, l'emailing, ainsi que les commandes de fournitures et de vêtements pour les équipes.
• Participer à la gestion et à la maintenance du matériel.
• Contribuer à l'organisation de la conférence de presse.
• Mettre à jour la liste des hébergements disponibles sur la Roque d’Anthéron et effectuer des visites des hébergements.
• Organiser le transport des orchestres et l'hébergement des journalistes, ainsi que participer à l'organisation de l'hébergement des artistes et des équipes.
• Gérer le planning des bénévoles sur la plateforme dédiée et participer à l'organisation du bénévolat.
• Coordonner les bénévoles pendant le Festival en collaboration avec les autres coordinateurs.
• Gérer les invitations et les bilans pour l'école de musique du département, le village de La Roque d’Anthéron, et les publics prioritaires.
• Participer à l'élaboration du rapport d'activités.
• Suivre et développer la démarche RSO du Festival, en définissant au moins une nouvelle action annuelle.
• Définir des outils de mesure qualitatifs et quantitatifs pour évaluer les actions RSO engagées.
• Représenter le Festival dans diverses instances liées au développement durable des activités culturelles, notamment au sein du COFFES, en participant aux réunions et en rédigeant des comptes-rendus.

Profil souhaité

Profil recherché :

• Diplôme en administration, gestion ou dans un domaine connexe.
• Excellentes aptitudes en communication, tant à l'écrit qu'à l'oral.
• Capacité à collaborer en équipe tout en gérant plusieurs tâches de manière simultanée.
• Sens aigu de l'organisation et rigueur dans les tâches administratives.
• Intérêt marqué pour les enjeux liés au développement durable et à la responsabilité sociétale.

Savoir-être :

• Bonnes qualités relationnelles.
• Respect de la confidentialité des informations.
• Ponctualité et sens des responsabilités.
• Aptitude à appréhender et à gérer d'éventuels conflits avec les publics.
• Capacité à représenter le Festival auprès de divers interlocuteurs.
• Écoute active et disponibilité.

Compétences souhaitées :

• Maîtrise d'une langue étrangère

Une expérience en Responsabilité Sociétale des Organisations (RSO) dans le secteur culturel est souhaitée.

Si vous êtes passionné(e) par la culture et souhaitez contribuer à un événement prestigieux tout en développant des initiatives responsables, nous serions ravis de recevoir votre candidature.