Assistant pédagogique (h/f)

Mission

Missions principales
En lien avec la directrice de l’IIMM, l’assistant.e pédagogique contribue au bon fonctionnement des activités pédagogiques, administratives et logistiques des formations initiales, continues et ponctuelles de l’institut. Il/Elle est le relais entre la direction, les enseignants, les élèves et leurs familles, assurant un suivi efficace et conforme aux exigences de la certification QUALIOPI.

Ses missions principales s’articulent autour de :

> Gestion administrative des activités pédagogiques
> Gestion logistique des activités pédagogiques
> Gestion des candidatures
> Suivi pédagogique des élèves
> Gestion des plannings, calendriers et emplois du temps
> Accompagnement des enseignants et de la direction
> Relation avec les élèves et familles

 

Missions opérationnelles / activités principales
1 - Gestion administrative des activités pédagogiques :

• Suivi des inscription :
- Gérer les dossiers des élèves (collecte, saisie, mise à jour des données).

- Assurer la communication des informations aux élèves et parents le cas échéant
- Coordonner les plannings des cours avec les enseignants

• Préparation des supports pédagogique :

- Rédiger et distribuer les documents nécessaires (programmes, feuilles de présence, évaluations, bilans, grilles de satisfaction...).
- Assurer la mise à jour des supports en conformité avec QUALIOPI.

• Organisation des examens (continue ou en présentiel) et évaluations

- Préparer les calendriers et convocations.

- Centraliser, remettre et archiver les résultats et documents relatifs.

2 - Gestion logistique des activités pédagogiques
• Gérer les demandes logistiques auprès des services en lien avec l’institut : remise de clés, matériel, photocopies…
• Assurer la logistique des enseignants en Cursus & Master class (déplacements, restauration, logement)
• Suivi de la location des instruments de l'IIMM (bandonéon, gu zheng...)

3 - Gestion des candidatures
• Transmettre les candidatures aux enseignants en vue d’entretiens préalables
• Planifier les concours d’entrée et les examens de fin de cycle.
• Assurer la gestion des prises de rendez‐vous pour les admissions
• Communiquer les résultats aux candidats
• Assurer le suivi des évaluations
• Réaliser des statistiques (nombre d'élèves, cycle d'études, lieu d'habitation …)

4 - Suivi pédagogique des élèves
• Assurer les inscriptions pédagogiques
• Centraliser les évaluations et attestations de présence auprès des enseignants, assurer les relances et procéder à l’intégration de celles-ci dans le dossier de l’élève ou du stagiaire
• Éditer et délivrer les relevés d’évaluation, les attestations de réussite, de présence
• Assurer la gestion administrative des demandes de poursuites d’étude

5 - Gestion des plannings, calendriers et emplois du temps
• Élaborer et saisir les calendriers des formations, plannings et emplois du temps en lien avec les enseignants, la directrice et le conservatoire d'accueil concerné.
• Attribuer et réserver les salles au regard des emplois du temps communiqués
• Modifier le planning et les emplois du temps en fonction des contraintes pouvant se présenter
• Informer la communauté du planning et des modifications éventuelles par voie d’affichage, mailing ou par le biais d’outils collaboratifs
• Remise des clefs pour les salles de cours,

6 - Accompagnement des enseignants et de la direction
• Support logistique :
- Organiser les réunions pédagogiques et rédiger les comptes rendus
- Coordonner les demandes de matériel et espaces pour les cours et événements
- Coordonner et évaluer l’équipe enseignante
- Présider les jurys le cas échéant
• Communication interne :
- Assurer le relais des information entre la direction, les enseignants et les élèves
- Participer à l’élaboration des projets pédagogiques en assistant la directrice,

7 - Relation avec les élèves et familles
• Accueillir et informer les élèves et leurs familles sur les formations et les procédures.
• Gérer les demandes spécifiques (changement de planning, renseignements administratifs, etc.).
• Assurer un suivi des absences et retours d’information aux familles.

8 - Suivi QUALIOPI
• Veiller au respect des processus qualité : archivage des documents, suivi des indicateurs.
• Participer à l’audit interne et fournir les éléments nécessaires lors des contrôles.

9 - Missions ponctuelles
Tout en restant dans le domaine de compétence, il:elle pourra se voir confier d’autres tâches en lien avec les opérations de communication de l’institut :
> Les projets et manifestations pédagogiques et culturels à dimension collective (concerts, restitutions de master-classes, conférences...), portes ouvertes, projets de spectacle vivant (danse, chant, musique), évènements, résidences
> Les suivis budgétaires y afférents.
> Être l’interlocuteur des partenaires institutionnels (Conservatoires partenaires, éducation nationale...)

Profil souhaité

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES / SAVOIR
• Spécialité Musique  - Admissibilité au concours d’entrée de l’un des conservatoires nationaux supérieurs de musique et de danse; ou de l’un des établissements d’enseignement supérieur délivrant le diplôme national supérieur professionnel de musicien; médaille d’or ou Premier prix ou diplôme d’études musicales délivré par un conservatoire à rayonnement régional ou départemental; diplôme national d’orientation professionnelle en musique
• Expérience dans un poste similaire / Niveau assistant territorial d’enseignement artistique
• Artiste confirmé ou en devenir (musique et/ou danse)
• Anglais parlé, lu, écrit nécessaire dans cet environnement culturel international
• Connaissance appréciée de l’organisation de l’enseignement artistique initial et supérieur, français et européen.
• Connaissance de la démarche qualité (QUALIOPI) appréciée

COMPÉTENCES TECHNIQUES & SAVOIR-FAIRE
1 - Gestion administrative :

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et logiciels spécifiques de manière efficiente (utilisation de base de données pour la gestion de la scolarité).
• Utilisation des réseaux sociaux,
• Capacité à organiser et prioriser les tâches avec rigueur.
   

2 - Communication :

• Rédaction de courriers, notes et documents pédagogiques / Aisance rédactionnelle
• Excellentes aptitudes relationnelles, avec une communication adaptée à différents publics.
• Capacité à rendre compte de son activité,

3 - Suivi de projets :

• Assurer le respect des échéances et la coordination entre différents intervenants.
• Capacité d'anticipation, de prise d’initiatives, polyvalence, réactivité, adaptabilité.
• Préparer les dossiers pour les audits QUALIOPI.

QUALITÉS RELATIONNELLES / SAVOIR-ÊTRE

• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec des interlocuteurs variés
• Conscience professionnelle
• Qualité relationnelle et goût du public
• Courtoisie, compréhension, écoute, sens de l'équité, discrétion, bienveillance et respect de la confidentialité des informations
• Sens de l’initiative et de l’adaptabilité.