Assistant Service Protocole et Relations Publiques (h/f) / Stage

Mission

Le ou la stagiaire aura pour mission d’accompagner la chargée d’administration et du protocole dans la mise en œuvre opérationnelle, la coordination et le suivi du protocole d’accueil des invitées et invités aux niveaux local, national et international du festival. Le détail des missions est le suivant :

• Mise à jour de la base de contacts nommée FileMaker, traitement des fiches contacts ;
• Rédaction et envoi des courriers d’invitation aux artistes et commissaires d’exposition ;
• Traitement des demandes d’accréditation ;
• Aide à la création et à la personnalisation des différents types de badges d’accès destinés aux invitées et invités ;
• Élaboration des corbeilles de bienvenue destinées aux invitées et invités : supervision de la confection de ces corbeilles, préparation logistique et coordination de leur distribution ;
• Accompagnement logistique et opérationnel dans l’organisation d’un évènement dédié aux professionnelles et professionnels du tourisme ;
• Accompagnement dans l’organisation de l’accueil des commissaires, artistes et invitées / invités : préparation des accréditations, conception d’un livret de bienvenue, mise en place des bons repas destinés aux artistes ;
• Aide à la mise en place du bureau d’accueil des invitées / invités et de l’espace VIP ;
• Accueil des invitées / invités pendant la semaine d’ouverture : rappels téléphoniques et accueil physique au bureau du Protocole ;
• Missions ponctuelles sur des dossiers administratifs et budgétaires. 

Profil souhaité

• Polyvalence, dynamisme, organisation, rigueur
• Capacités relationnelles, rédactionnelles et sens du travail en équipe
• Bonne maîtrise de l’anglais
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), la maîtrise des logiciels de création graphique (Photoshop/InDesign) serait un plus
• Connaissance du milieu culturel et sensibilité pour la photographie appréciées