Chargé d’administration (h/f)

Mission

Sous la responsabilité de la responsable administrative et financière, et avec le soutien ponctuel d’une assistante administrative en apprentissage, il/elle exerce les missions suivantes :

Gestion administrative, juridique, budgétaire et comptable

Gestion comptable et Assistance administrative

• Suivi de la comptabilité générale et analytique ; transmission des pièces comptables au cabinet d’experts
• Participe à la préparation des éléments nécessaires pour le bilan financier de fin d’exercice
• Devis, facturation, suivi des caisses, des paiements et règlements des factures
• Suivi de la trésorerie
• Contrôle les recettes de billetterie pendant le Festival en lien avec le chargé de billetterie
• Aide à la préparation des conseils d’administration et assemblées générales et démarches liées aux changements statutaires
• Participe à l’élaboration des demandes de subventions
• Contrôle l’éligibilité et saisie les dépenses des programmes européens
• Accompagnement du pôle production sur les aspects budgétaires RH et participe à la veille juridique notamment concernant le suivi des formalités liées à l’accueil d’artistes étranger·es
• Élaboration des comptes rendus des réunions d’équipe
• Classement et archivage pour le service administration
• Coordination de la maintenance, gestion des commandes
• Assure le bon fonctionnement des espaces de travail (bureaux, équipements).
   

Gestion sociale du personnel

• Gestion des formalités d’entrée et de sortie du personnel permanent et intermittent
• Préparation des contrats de travail, gestion des tickets restaurant, suivi des congés, des notes de frais
• Réalisation des bulletins de paie en lien avec la responsable administrative et la régisseuse générale pour les paies des techniciens intermittents.
• Réalisation des déclarations sociales afférentes
• Contribue à la veille sociale, à l’application de la convention collective, à formaliser des procédures
• Suivi des demandes de formation
• Contribue à la communication interne

Profil souhaité

Compétences requises

Connaissances de la paie du spectacle vivant et du régime des intermittents du spectacle – Bonne maîtrise du logiciel Spaiectacle
Notions en comptabilité, la connaissance du logiciel Quadratus serait un plus.
Bonne maîtrise des outils informatiques : Excel, Word
Expérience exigée dans une structure similaire du spectacle vivant.
La maîtrise de l’Anglais serait un plus.

Qualités requises

Volontaire, impliqué·e, organisé·e vous justifiez d'un bon relationnel, d’esprit d’initiative, de rigueur et de capacité d’anticipation. Faisant preuve d’autonomie tout en ayant une forte aptitude au travail en équipe, vous serez amené·e à travailler avec chacun des services, vous jouerez un rôle essentiel de coordination et de partage des informations ; cela nécessite écoute et ouverture d’esprit.