Assistant administratif - Chargé d'accueil et de billetterie (h/f)

Mission

Sous l’autorité du Conseil d'Administration, du Directeur et de l’Administratrice, l'Assistant/e administratif/tive, Chargé/e d'accueil et de billetterie occupe un poste support pour l'ensemble du projet : Association, Musiques Actuelles, Jeunesse et Famille. Son poste polyvalent contribue à assurer la cohérence entre les pôles d'activités. L'Assistant/e administratif/tive, Chargé/e d'accueil et de billetterie, travaille à la fois en autonomie et avec l'équipe salariée, le C.A., certains fournisseurs et partenaires, et le public.

Les missions du poste

1. Administratif

   - Gestion du courrier papier et mail

   - Rédaction des comptes-rendus de réunions

   - Aide à la préparation des dossiers de demandes de subventions et des bilans : veille d'informations institutionnelles, suivi du calendrier des dépôts, rassemblement des pièces administratives à fournir, réaliser la mise en page des documents

   - Déclaration des droits d'auteurs (Sacem), des taxes (CNM) et données (Sibil)

   - Commande des fournitures administratives

   - Classement et archivage des documents administratifs

   - Gestion des inscriptions (Accueil Jeunes, séjours, …) et des adhésions

   - Aide à la gestion de la vie associative et des bénévoles (suivi des feuilles d'émargement et des PV de C.A. et d'A.G., préparation de l'A.G. ordinaire, communication des documents et des informations auprès des bénévoles, gestion des plannings des bénévoles, …)

   - Mise à jour des contacts et des logiciels de comptabilité (Isacompta) et de planification (Heeds)
    

2. Comptabilité

   - Réception et classement des différentes pièces comptables

   - Saisie des écritures comptables

   - Réalisation des rapprochements bancaires

   - Préparation du bilan comptable en lien avec l'Experte-comptable et le Commissaire aux comptes

   - Emission des devis et des factures de ventes

   - Déclaration de la TVA

    - Gestion des caisses (bar, restauration et billetterie) et des besoins en monnaie
 

3. Accueil                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              - Accueil et orientation du public (téléphonique et physique) au bureau de l'association et lors des événements organisés par l'association
    

4. Billetterie
   - Mise en vente sur la plateforme de billetterie et les réseaux de ventes partenaires

   - Suivi des statistiques de ventes

   - Vente des billets au bureau de l'association et lors des événements organisés par l'association
    

5. Présence sur les évènements (soirées et week-ends)

Profil souhaité

• Maîtriser les logiques administratives et comptables
• Maîtriser les logiciels bureautiques (Word, excel, …) et les logiciels Isacompta et Heeds
• Avoir des qualités rédactionnelles
• Etre force de proposition dans l'organisation de l'administratif
• Avoir des qualités relationnelles
• Savoir travailler à la fois en autonomie et de façon collaborative
• Etre sensible au milieu associatif, culturel et socio-éducatif