Chargé d'accueil (h/f)

Mission

Au sein du pôle administration, et sous l’autorité de l’administratrice, il/elle est garant de la qualité de l’accueil des équipes artistiques et des usagers du Théâtre Durance.

Il/Elle organise et assure physiquement l’accueil des compagnies, artistes et utilisateurs du lieu sur l’ensemble de l’activité du Théâtre et s’assure de leur confort durant la totalité de leur séjour : — saison intra-muros — programmation hors-les-murs sur le département des Alpes de Haute-Provence — temps fort / festival — résidences — accueils extérieurs (associations ou entreprises utilisatrices du Théâtre lors de mises à disposition) — diverses réceptions de la Scène nationale (Réseaux, Bureau, Conseil d’administration, temps conviviaux…)

Il/Elle entre en contact avec les équipes artistiques afin d’anticiper les demandes des artistes dans le respect des contrats et en dialogue avec les compagnies : les heures d’arrivée et de départ ainsi que l’ensemble des questions inhérentes à l’accueil (régimes alimentaires etc.).

Il/Elle réserve les hôtels et coordonne les voyages. Il/Elle organise les transferts locaux en gérant le planning des chauffeurs lorsqu’il/elle ne peut pas les assurer et la réservation des véhicules.

Il/Elle prépare l’accueil des artistes dans les loges et au foyer. Il/Elle approvisionne et organises le catering pour les équipes. Il/elle renseigne les tableaux de suivi des dépenses engagées dans le cadre de ses missions. Il/elle renseigne les outils d’organisation interne. Il/elle rédige les feuilles de route et les envois aux compagnies en amont de leur arrivée. Il/Elle accueille les adhérents et les bénévoles et favorise la dynamique associative. Il/Elle assure la l’accompagnement bienveillant des bénévoles (une vingtaine de personnes) : organisation de leur accueil, gestion de leur planning et de leur tâche - organisation d’évènements conviviaux (rentrée des bénévoles, invitation sur différents évènements du Théâtre) – suivi de leur implication dans la vie du Théâtre.

Il/Elle entretient un lien durable avec les prestataires. Le Théâtre Durance est engagé dans une démarche RSE (responsabilité sociale des Entreprises). Ainsi il est important de privilégier le travail avec les prestataires qui adoptent une démarche écoresponsable (circuit-court, produits biologiques notamment).

Profil souhaité

Capacité organisationnelle — Aisance relationnelle — Goût pour le contact et le travail en équipe — Rigueur, ponctualité, réactivité et polyvalence — Dynamisme, curiosité — Connaissance des logiciels bureautiques (outlook, word, excel) — Intérêt pour le spectacle vivant