Administrateur du Quattro (h/f)

Mission

Sous l’autorité du Directeur et en lien avec le Directeur technique, l’administrateur participe à l’élaboration et à la conduite du projet d’établissement et ponctuellement pour des spectacles à l’Alp’Aréna. Il prospecte et propose des spectacles au directeur en fonction du projet culturel. Il a pour mission d’assurer la gestion administrative et financière de la salle, le fonctionnement de la billetterie, et l’encadrement de l’agent administratif et d’accueil-billetterie. L’administrateur sera régisseur titulaire de la régie du Quattro et de la sous-régie de l’Alp’Arena. L’administrateur élabore et met en œuvre la stratégie de communication de la salle, suit la fabrication des supports, l’animation des réseaux sociaux et la mise à jour du site Internet.

L’administrateur aura également la responsabilité du lieu lors de permanences de direction régulières à assurer pour des évènements organisés au Quattro.

Administration, gestion budgétaire et financière sous l’autorité directe du directeur :

• suivi des dossiers de marché public - suivi des dossiers de location de la salle et relation avec les clients
• déclarations de TVA - suivi des besoins en personnel - élaboration et suivi des budgets
• suivi et déclaration des régies mensuelles (régie Quattro et sous-régies), suivi du compte DFT
• établissement des bons de commandes et traitement des factures via le logiciel Astre
• respect des procédures relatives aux Finances publiques en lien avec le service des Finances de la Ville de Gap et sous le contrôle du Trésor Public
   

Programmation :

• repérer et proposer des spectacles au directeur et à Madame l’Adjointe en charge de la Culture pour arbitrage définitif par Monsieur le Maire en fonction du projet culturel du Quattro et ponctuellement pour des spectacles à l’Alp’Aréna, en collaboration avec les autres services culturels de la Ville de Gap
• négociation financière avec les entreprises de productions - en collaboration avec le directeur technique affine et vérifie la faisabilité technique
• coordination de l’organisation de l’évènement, transmission des informations aux équipes de production, techniques, de communication, de commercialisation
• élaboration du bilan d’une programmation
   

Production :

• relation avec nos partenaires
• contractualisation, suivi des paiements et factures
• suivi logistique des évènements, réservations (hôtels, voyages, catering…)
• demande d’autorisations et paiements des taxes et droits d’auteurs (sacem, CNV,...)
   

Supervision et responsabilité financière de la billetterie :

• encadre et suit l’agent administratif chargé de la billetterie et assure le suivi administratif de réservations spécifiques (scolaires, Comités d’entreprise…) : Office de Tourisme de Gap, revendeurs agréés (Ticketmaster, Francebillet)
• actualise et entretient ses connaissances sur la législation relative à la vente de billets de spectacles et l’accueil du public
   

Communication et diffusion, en relation avec le service Communication de la ville de Gap et sous l’autorité de la Direction :

• évaluation des besoins, établissement du plan de communication
• consultations des prestataires et commande des prestations, suivi de fabrication, facturation
• élaboration de la brochure annuelle (visuel et contenu), suivi de fabrication, facturation
• diffusion des supports numériques ou matériels, en lien avec une agence de distribution
   

Accueil et sécurité :

• en tant que cadre de la structure, l’administrateur sera amené à effectuer des permanences où il est le garant de la sécurité du lieu et des personnes, l’ouverture et la fermeture de la salle, l’accueil du public, des équipes et des organisateurs

Profil souhaité

Savoirs :

• excellente maîtrise de l’expression écrite et orale
• sensibilité et ouverture sur toutes les propositions culturelles
• connaissance des réseaux sociaux et de leur fonctionnement
• la connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Savoirs faire :

• maîtrise des outils informatiques
• maîtrise de la gestion budgétaire publique

Savoirs être :

• ponctualité / rigueur / organisation
• diplomatie / bon relationnel / dynamisme
• capacité d’adaptation et notamment à de nouveaux outils et logiciel informatiques
• intérêt pour la culture / connaissance du monde musical - grande disponibilité

DIPLÔMES ET EXPÉRIENCES REQUIS : BAC +4 Expérience dans un poste similaire ou au sein d’une équipe technique évoluant dans le milieu du spectacle