Chargé d’administration (h/f)

Mission

Sous la responsabilité de la directrice générale et sous l’autorité du conseil d’administration, le·la chargé·e d’administration assure la bonne gestion administrative, comptable, financière, juridique et sociale de la structure.

Administration, gestion, comptabilité :

• Établit les conventions de partenariats, lettres d’engagement, conventions de résidence,
• Établit les notes de droits d’auteurs, les règlements et les déclarations URSSAF,
• Réalise la saisie des opérations comptables et le rapprochement bancaire, assure le suivi de la comptabilité analytique générale et des enveloppes budgétaires, assure le suivi de la trésorerie et la remontée d’information concernant le BFR,
• Établit les devis et factures, et assure le suivi de leur règlement,
• Assure les relations avec le cabinet comptable, les prestataires externes et les fournisseurs,
• Participe à l’élaboration des dossiers de subventions,
• Participe à l’élaboration du bilan d’activités annuel,
• Assure la gestion administrative de la vie associative (convocations du conseil d’administration, PV d’assemblée générale, etc.),
• Assure la gestion administrative du personnel,
• Mène une veille juridique sur son secteur, et sur les opportunités de financement et d’appels à projet.

Logistique et coordination :

• Gère l’agenda partagé et veille à son actualisation (alertes équipe, dates de dépôts des dossiers...),
• Centralise les informations, organise les réunions d’équipe (ordre du jour, compte rendu...) et assure le relai d’information en interne,
• Met en place le processus administratif et logistique relatif à l’accueil d’auteur·rice·s en résidence (accueil, réservations voyage et hébergement...),
• Assure la maintenance des lieux et du matériel.

Participation aux activités de l’association :

• Est présent·e régulièrement aux événements publics organisés par la structure, 
• Participe à l’accueil des auteur·rice·s,
• Assure les déplacements nécessaires à l’activité,
• Participe à la vie associative.

Responsabilités :

• Est garant·e du respect des budgets, 
• Est garant·e du respect de la législation par l’association,
• Participe à garantir le fonctionnement de l’association.

Profil souhaité

Volontaire et impliqué·e, le·la candidat·e fait preuve de curiosité, de rigueur. Il·elle possède d’excellentes capacités rédactionnelles et d’orthographe.
Il·elle est capable d’organiser son travail selon les priorités et objectifs, et fait preuve d’autonomie et de réactivité.

Il·elle a le sens du travail collectif et une capacité d’écoute active.
Il·elle possède une culture artistique avérée et présente un intérêt pour les littératures actuelles.

Permis B exigé