Assistant de Production (h/f)

Mission

Dans le cadre d’un surcroît temporaire d’activité, le GMEM recherche un.e assistant.e de production, en contrat à durée déterminée, à temps partiel, pour la bonne réalisation de ses opérations liées à la production. La Production est centrale dans le projet général et artistique conduit par le GMEM.

Aux côtés de la chargée de production, sous sa responsabilité, l’assistant.e de production aura pour missions : la préparation, l’organisation, la mise en œuvre des moyens nécessaires aux productions du GMEM, dans un cadre budgétaire et temporel défini. 

Chaque proposition artistique accueillie au GMEM - résidence, production, diffusion - est unique et nécessite une mise en place adaptée. En collaboration avec la chargée de production, vous veillez à un accueil et un accompagnement de qualité des équipes artistiques et prenez grand soin du lieu. 

Attentif.ve et efficace dans la réalisation des missions qui vous seront confiées, vous devrez conjuguer souplesse et réactivité lorsque les situations le nécessitent et faire preuve de rigueur dans le suivi des activités.

Vous travaillerez en étroite relation avec l’équipe technique, les artistes, le service communication et le service administratif. Le poste nécessite une attention particulière à la circulation de l’information et une compréhension globale des projets artistiques. 

Vous participez aux résidences de création et à la saison des Modulations et aux autres événements proposés par le GMEM. Vous aidez à la mise en place du festival Propagations édition #4, d’un point de vue organisationnel et administratif, en vue de sa réalisation au mois de mai 2024.
 

— Missions principales

Analyse et coordination des moyens des productions du gmem 
Établir les conventions de résidence et aider à la rédaction des contrats de cession ;
Participer à la bonne tenue des budgets ;
Participer à la gestion de la facturation ;
Organiser des plannings et les conditions d’accueil, les transports, restaurations et hébergements, pour les temps de répétitions et résidences. Le logiciel Heeds est votre outil ressource ;
Gérer les accueils des résidences artistiques ;
Réaliser les déclarations et les demandes d’autorisations liées aux spectacles et déclaration auprès des sociétés d’auteur (SACEM / SACD…), et assureurs ;
Veiller et suivre le planning général des activités du GMEM (résidences, répétitions, concerts) en lien avec la direction technique ;
Participer à l’accueil des événements, des manifestations publiques et professionnelles, en collaboration avec l’ensemble de l’équipe du GMEM. 

Développement et financements
Participer à l’élaboration des dossiers d’aides auprès des sociétés civiles et autres financeurs potentiels ;
Participer à la recherche de nouveaux financements publics et privés liés au pôle Production.

Collecte d’informations et communication interne et externe
Collecter et relayer les informations sur les productions auprès des artistes et de l’équipe du GMEM ;
Tenir le calendrier des résidences et des événements du GMEM ;
Créer des événements sur le logiciel Heeds ;
Collecter et renseigner les données de production à destination du tableau des indicateurs, du bilan d’activités et autres enquêtes émanant notamment des partenaires de la structure.
 

— Missions annexes

Participation à la vie collective de la structure ;
Petits achats liés à la vie du lieu ;
Entretien de son poste de travail et des communs et maintenance de son poste informatique.

Liste non exhaustive.

Profil souhaité

Formation minimum BAC+2 en administration gestion de projets culturels ou équivalent ;
Méthodologie, organisation, réactivité, force de proposition et rigueur ;
Maîtrise des outils informatiques classiques. Environnement Mac ;
Connaissance de la Google Suite, InDesign et du logiciel de production HEEDS ;
Connaissance des démarches réglementaires liées à l’embauche d’artistes et/ou contrats nationaux, internationaux ;
Connaissance des réglementations liées au spectacle vivant : législation sociale et fiscale, réglementation sécurité, droit commercial, propriété intellectuelle… ;
Anglais usuel