Responsable administratif et financier (h/f/a)

Mission

Aux côtés de la direction, et en concertation avec l’ensemble des membres de l’équipe des ateliers Sud Side, le/la responsable administratif et financier assure les missions suivantes :

Administration, il.elle

• Est au cœur d’une démarche de prospection d’appels d’offre et demandes de subvention, et en rédige les réponses en lien avec l’équipe.
• Assure l’accueil administratif, téléphonique et mail, de l’association.
• Élabore les projets et rapports d’activités annuels
• Établit les contrats de prestations de services, de cessions de spectacle, et de co-production
• Assure la veille fiscale, sociale et juridique de l’activité et fait appliquer les réglementations en vigueur en particulier liées aux entreprises culturelles (n° objet, licence d’entrepreneur du spectacles, Label, ...).
• Participe, en collaboration avec le régisseur, au suivi de l’entretien des ateliers : contrats d’entretien et de maintenance, DUERP, assurances, prestations de travaux et d’entretien
• Assure le secrétariat administratif de l’association (AG et conseil d’administration) : rédaction des comptes-rendus de réunion, convocations, classement des procès-verbaux, déclarations en préfecture.

Participation et investissement dans la vie des projets de l’association, il.elle

• Coordonne les activités des ateliers vis-à-vis des autres structures de la Cité des arts de la rue.
• S’assure que la communication relative aux projets est réalisée vis-à-vis des associations voisines, mais également vis-à-vis des partenaires financiers.
• Est invité.e à être force de propositions quant au développement d’évènements divers (concerts, spectacles, rencontres) au sein des ateliers.
• Assure le bon déroulement administratif des évènements organisés.

Ressources humaines, il.elle

• S’assure des bonnes conditions de travail de chacun.e des membres de l’équipe, assure l’animation et la supervision de l’équipe le cas échéant.
• Participe au recrutement du personnel et à son intégration : établit les DUE et renseigne les registres du personnel et des stagiaires, leur transmet le livret d’accueil.
• Rédige les contrats de travail, contrats d’intermittence et autres régimes
• Suit les congés payés.
• Assure le lien avec la médecine du travail, la mutuelle santé des salariés, s’occupe des arrêts de travail.
• Participe à évaluer la charge de travail et les besoins de formation.
• Transmet les variables de paie à la société gestionnaire des bulletins de salaire. En assure la répartition analytique et le paiement, valide et règle les charges sociales.

Gestion budgétaire, il.elle

• Suit et contrôle l’évolution budgétaire (tableaux de suivi par secteur, état des dépenses par chantier)
• Réalise le plan de trésorerie et gère ses évolutions. Collabore au plan d’investissement et le suit.
• Assure et suit les relations clients : devis, planning acomptes, factures, suivi des versements.
• Anime les relations avec les partenaires financiers (collectivités publiques, fondations, partenaires privés).
• Établit le bilan des dossiers de demande de subvention
• Participe à la saisie comptable (transmission au cabinet comptable)
• Supervise la comptabilité et les clôtures annuelles.
• Assure le lien avec l’expert.e comptable.
• Gère les relations avec la banque.

Fiscalité, il, elle

• Établit les déclarations de TVA trimestrielles
• Prépare les documents pour l’établissement de la liasse fiscale annuelle (Cisa).
• Diverses déclarations fiscales.

Profil souhaité

Qualités personnelles

• Connaissance du milieu culturel
• Sens de la rigueur, de l’organisation et de l’anticipation
• Intérêt pour le travail en équipe et capacité à animer une dynamique collective
• Diplomate, sens du contact humain et de l’hospitalité
• Disponibilité, inventivité et dynamisme
• Un intérêt pour les poésies mécaniques n’est pas négligeable

Compétences requises

• Expérience confirmée à des fonctions similaires
• Maîtrise du droit du travail
• Maîtrise des outils informatiques
• Capacité à l’encadrement et l’animation d’équipe
• Maîtrise de l’anglais oral et écrit bienvenue