Assistant Production et Chef de Projet Junior (h/f) / Apprentissage

Mission

Assistant Production et Chef de Projet Junior (h/f) – Arbres de Noël

Missions principales :

Vous assisterez le chef de projet Arbre de Noël dans la production, la logistique, la communication et la relation client des événements de fin d’année. Vos missions seront variées et évolutives :

1. Prospection & Commercial

• Participer à la prospection 360° : phoning, e-mailing, réseaux sociaux, référencement SEO.
• Contribuer à l’organisation et l’animation des salons CSE (logistique, installation du stand, accueil des prospects).
• Mettre à jour quotidiennement la base de données clients et partenaires (CSE, prestataires, salles).
• Préparer les propositions commerciales et documents de présentation.
• Rédiger et relancer les devis.
• Participer aux négociations commerciales (prix des spectacles, traiteurs, animations).

 2. Relations Fournisseurs

• Rechercher de nouveaux prestataires (traiteur, animations, décorations).
• Mettre à jour le catalogue fournisseurs et enrichir l’offre.
• Demander des devis, préparer les bons de commande, suivre les validations.

3. Programmation & Planification

• Réaliser une veille sur les spectacles jeune public et les lieux adaptés.
• Participer à la mise en place du calendrier annuel des événements et options de réservation.
• Aider à la préparation des plannings des salles et équipes.

 4. Administration & Suivi Budgétaire

• Participer à la veille et au montage des dossiers d’appels d’offres.
• Aider au suivi et à la signature des contrats (spectacles, salles, prestataires).
• Contribuer à l’élaboration des budgets prévisionnels et au suivi financier des opérations.
• Participer à l’émission et au suivi des factures, en lien avec la comptabilité.
• Participer aux déclarations fiscales des événements (SACEM, SACD, CNM).

 5. Communication & Marketing

• Transmettre les informations et contenus nécessaires à l’Assistant(e) Communication pour la mise à jour du site web, la rédaction des newsletters et la programmation des publications sur les réseaux sociaux.
• Collaborer avec l’Assistant(e) Communication et le graphiste pour la conception des supports imprimés (brochures, signalétiques), en recueillant et partageant les éléments (textes, photos, fiches spectacles).
• Participer au suivi des reportages photo et vidéo des événements et veiller à la transmission des contenus (visuels, crédits) pour leur valorisation sur les différents supports.
• Contribuer à la préparation des kits promotionnels des spectacles en centralisant les documents (biographies, visuels HD, dossiers de presse) et en les partageant avec l’équipe communication.

 6. Billetterie

• Participer à la mise en place et au suivi du process billetterie, en relayant toutes les informations nécessaires auprès du service billetterie (calendrier, volumes, spécificités clients).
• Assurer la collecte des données (fichiers e‑billets, listings CSE) et leur transmission au service billetterie pour traitement.
• Contribuer au suivi logistique des impressions, à la préparation des envois et au contrôle des remises de billetterie.
• Aider à la gestion des litiges billetterie le jour J en lien étroit avec le service billetterie et les équipes sur site

 7. Logistique & Production

• Participer à la préparation logistique et aux réunions de production avec clients et prestataires.
• Aider à la rédaction et diffusion des feuilles de route et plannings d’exploitation.
• Contribuer à la coordination technique et à l’installation des espaces (décoration, mobiliers, signalétique).
• Participer à l’accueil des clients et prestataires le jour J.

Profil souhaité

• Étudiant(e) en Master Projets Culturels, Management d’Événementiel, ou École de Commerce.
• Intérêt pour l’organisation d’événements, le spectacle vivant et la production.
• Excellente rigueur, sens de l’organisation et capacité à prioriser.
• Très bonnes qualités rédactionnelles et relationnelles.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et familiarité avec les réseaux sociaux.
• Dynamisme, autonomie et goût du travail en équipe.