Attaché d’administration (h/f)

Mission

Sous l’autorité de la directrice, et de l’administrateur, ainsi qu’en collaboration avec l’ensemble des services, en particulier le service administration-production qu’elle contribue à développer, l’attaché(e) d’administration sera responsable des missions suivantes :

Comptabilité

• Facturation,
• Saisie achats, ventes, notes de frais, paies,
• Rapprochement bancaire,
• Suivi des comptes fournisseurs, clients, salariés,
• Vérification des notes de frais et remboursement des frais,
• Constitution, classement et archivages des pièces comptables,
• Interface avec le cabinet d’expertise comptable.

Social - RH

• Saisie et édition des contrats de travail pour les intermittents,
• Edition des bulletins de paies des salarié.es et de la DSN (logiciel sPAIEctacle),
• Traitement des cotisations sociales hors DSN,
• Suivi des dossiers administratifs des intermittents et permanents,
• Autres missions d’administration courante liés aux ressources humaines (médecine du travail, mutuelle, financement des formations, etc.).

Trésorerie

• Suivi et mise à jour du plan de trésorerie,
• Mise en paiement des subventions,
• Mise en paiement des ventes.

Billetterie

• Paramétrage du logiciel de billetterie,
• Présence billetterie en alternance les jours de représentations,
• Suivi des recettes et entrées de billetterie et édition des bordereaux afférents, dont déclaration Sibil.

Secrétariat administratif

• Suivi et commandes des consommables de bureau et du matériel informatique,
• Suivi des relations avec les tiers fournisseurs et prestataires dont assurance,
• Suivi des relations institutionnelles dont aide sur les dépôts de demandes de subventions,
• Gestion du courrier, accueil téléphonique ponctuel.

Participation à la vie collective de la structure

• Réunions d’équipe,
• Traitement et diffusion des informations internes et externe concernant le fonctionnement du service,
• Apport ponctuel de compétences polyvalentes aux projets et missions (accueils de personnes, installations diverses, communications d’informations, animation d’une rencontre …).            

Autres

• Présence ponctuelle sur les événements, les soirs et week-end.

Profil souhaité

Compétences :

• Organisation, rigueur, autonomie, sens de l’écoute et de la communication, capacité de travail en équipe projet et d’adaptation à des tâches polyvalentes, envie de travailler dans le secteur culturel et associatif,
• Bonnes qualités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse,
• Maîtrise de la suite Office, notamment Word, Excel et Teams,
• Connaissance souhaitée des logiciels de comptabilité (Cogilog ou similaire),
• Connaissance souhaitée des logiciels comptables et d’un logiciel de gestion de paie (sPAIEctacle ou similaire).

Formation et expérience : 

• Formation supérieure et expérience dans l’administration de spectacles ou d’événements (débutants acceptés avec stages significatifs).

Savoir-être

• Être force de proposition pour l’amélioration des processus de travail,
• Connaissance du milieu du spectacle vivant et du cirque de création appréciée.